Moet een waarschuwing uit het personeelsdossier worden verwijderd als de werknemer het niet eens is met die waarschuwing?

Deze vraag stond centraal in de uitspraak van de Rechtbank Gelderland. In deze zaak had de werknemer een waarschuwing gekregen van zijn werkgever. De werknemer was het niet eens met deze waarschuwing en heeft dit meermaals kenbaar gemaakt bij de werkgever. Vervolgens heeft de werkgever de waarschuwing aangepast naar een aantekening en deze in het personeelsdossier opgeslagen. De werknemer vindt echter ook de aantekening niet terecht en stapt daarom naar de rechter. Die oordeelt dat de waarschuwing en aantekening niet zorgvuldig genoeg tot stand zijn gekomen.

Situatie

De werknemer was in dienst bij een sportaccommodatie en gaf daar zwemles. Tijdens de les moest de werknemer aanpassingen doen aan de verstelbare zwembadvloer en in dat kader moesten alle gasten tijdens de aanpassing vanwege veiligheidsredenen het zwembad verlaten. Toen één gast toch provocerend probeerde het zwembad in te gaan, maakte de werknemer met een verheven stem duidelijk dat dit niet was toegestaan. De werknemer meldde dit voorval bij zijn leidinggevende, waarna de werkgever de werknemer een officiële waarschuwing gaf. De werkgever vond dat de werknemer zich niet professioneel en klantvriendelijk had gedragen.

De werknemer was het niet eens met de waarschuwing en maakte bezwaar. Hij wilde dat de waarschuwing uit zijn personeelsdossier zou worden verwijderd. De werknemer heeft vervolgens getuigenverklaringen aan de werkgever overlegd waarin getuigen schrijven dat de bewuste gast bij het zwembad de werknemer verbaal en non verbaal heeft geprovoceerd terwijl werknemer rustig zou zijn gebleven. Er volgde een gesprek met de werkgever en die gaf aan dat ze de waarschuwing niet uit het personeelsdossier zouden verwijderen maar wel zouden omzetten naar een aantekening. De werknemer liet het hier niet bij zitten en stapte naar de rechter.

Oordeel rechtbank

Naar het oordeel van de rechter is de werkgever in deze situatie te ver gegaan nu niet is gebleken dat zij voorafgaand aan de waarschuwing zelf nog nader onderzoek heeft gedaan naar feiten en omstandigheden van de specifieke situatie bijvoorbeeld middels wederhoor, noch nadat de werknemer zich verweerde tegen de waarschuwing. De werknemer wilde daarom ook dat werkgever de waarschuwing uit het personeelsdossier ging verwijderen. Daar komt bij dat de werkgever de waarschuwing achteraf heeft aangevuld met de mededelingen dat de waarschuwing gold als disciplinaire straf én dat er bij herhaling verdergaande maatregelen genomen zouden worden. Bovendien had de werkgever de aantekening aangevuld met andere (nieuwe) verwijten.

Daar de waarschuwing, later omgezet in een aantekening in het dossier, niet voldoende zorgvuldig tot stand is gekomen en niet berustte op voldoende feitelijke onderbouwing, acht de rechter het besluit dat de werkgever heeft genomen in strijd met de redelijke eisen van goed werkgeverschap. De rechter heeft dan ook overwogen dat de werkgever op straffe van een dwangsom de aantekening uit het personeelsdossier moet verwijderen.

Tips

Als werkgever bent u bevoegd om een personeelsdossier aan te leggen, te onderhouden en daarin op te nemen wat u van belang acht. Uw beslissingen dienen echter wel zorgvuldig tot stand te komen. Dit kan bijvoorbeeld door onderzoek te doen naar de feiten en omstandigheden en hoor en wederhoor toe te passen. Op deze manier kunt u de reactie van de werknemer ook meenemen in uw overwegingen en documentatie. De eigen verklaring van de werknemer kan dan ook worden toegevoegd aan het personeelsdossier.

Heeft u vragen over personeelsdossiers of wilt u meer informatie over de mogelijkheden tot het geven van een waarschuwing? Neem dan gerust contact op.