Terug
Met digitale gepersonaliseerde gespreksformulieren kun je echt onderscheid maken
Verschillende medewerkers, verschillende behoeftes. Om daar op in te spelen is de digitalisering van de HR-cyclus van grote toegevoegde waarde. Daarmee geef je de persoonlijke ontwikkeling van een medewerker vorm. Sanne van Hoeij, Senior HR Technology Consultant, en Boy Mansvelders, HR Technology Consultant van Crowe Foederer zetten eind mei tijdens het webinar Digitaliseer je HR cyclus op heldere wijze uiteen hoe dit in de praktijk eruit ziet.
Iedere organisatie hanteert zijn eigen HR-cyclus, en ook het aantal keren waarop de formele gesprekken plaatsvinden varieert. Of het nu gaat om eindejaar gesprekken, beoordelingsgesprekken, een maandelijkse KPI-gesprek of een continue dialoog. Voor Crowe Foederer reden om aandacht te besteden aan dit onderwerp middels een interactief webinar.
Trends en ontwikkelingen
De krapte op de arbeidsmarkt, een snel vergrijzende werknemerspopulatie die met pensioen gaat en de komst van nieuwe ontwikkelingen maken volgens Van Hoeij de inzet van technologie onvermijdelijk. De grote vraag is natuurlijk: hoe doe je dat dan? Kijkend naar de generaties die nu actief zijn op de arbeidsmarkt (generatie X, Y, Z en de Xennials), blijkt al snel dat iedere generatie eigen behoeften heeft en dat het uniforme, traditionele drietrapsmodel met een planningsgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek aan respectievelijk het begin, halverwege en aan het einde van het jaar, niet meer past bij deze tijd. “Je ziet door de verschillende behoeften van de medewerkers dat het belangrijk is om je daar als organisatie bewust van te zijn en te kijken hoe je daar op in kunt spelen. De HR-cyclus heeft daar een belangrijke rol in.”
Prestatiemanagement
HR-analist Josh Bersin, die jaarlijks voorspellingen doet op zijn vakgebied, onderstreept dit beeld. Drie van de vijftien voorspellingen voor 2023 zijn gerelateerd aan performance management. Hij zegt dat elk bedrijf zijn leiderschapsmodel moet herzien. Dat de groei in de werkstroom een nieuwe focus voor corporate learning wordt en dat nieuwe modellen van prestatiemanagement hun intrede doen. Van Hoeij gaat dieper in op laatstgenoemde voorspelling. “Vooral tijdens de coronapandemie zagen we dat de jaarlijkse beoordeling versoepeld of juist gestopt werd om tijd te besparen en om mensen meer flexibiliteit te geven om zich aan te passen aan de nieuwe situatie. Nu zien we dat bedrijven de meerwaarde zien van meer formele check-in processen, nieuwe tools omarmen en ook managers de prestaties “in de werkstroom” laten beheren. Volgens Josh Bersin houden goed presterende bedrijven medewerkers verantwoordelijk en richten zij zich niet alleen op eindejaar beoordelingen, maar vooral ook op het mogelijk maken van prestaties. Zo bouwen aan een proces dat continu is en niet slechts incidenteel.”
Een formulier of gepersonaliseerde gespreksformulieren
Het merendeel van de organisaties (82 procent) hanteert één gespreksformulier voor de gehele organisatie en een aantal maakt gebruik van customized-gespreksformulieren, zo geeft een poll onder de deelnemers van het webinar aan. Mansvelders ziet dat terug in de praktijk: “Maar er vindt wel een verschuiving plaats van één formulier voor de hele organisatie in Excel naar gepersonaliseerde gespreksformulieren voor bijvoorbeeld een afdeling, een functie of zelfs een niveau van een medewerker. Het mooie van digitalisering is dat dit stap voor stap kan.” Als het gaat om het digitaliseren van de HR-cyclus blijkt uit een volgende poll dat er bij veel organisaties nog stappen te zetten zijn, omdat dit bij hen slechts gedeeltelijk of zelfs nog niet is gebeurd.
Onderscheid maken
“Met digitale gepersonaliseerde gespreksformulieren kun je echt onderscheid maken. En dat heeft verschillende voordelen”, stelt Mansvelders. “Je kunt de HR-cyclus persoonlijk maken voor jouw medewerkers. Ook is er een automatische terugkoppeling in het gespreksformulier en daardoor kun je veel tijd besparen als manager en HR.“ Er komen ook steeds meer gepersonaliseerde -processen voor de HR-cyclus. Blijkt dat een algemeen formulier niet werkt voor een afdeling, dan kan deze worden aangepast. Dat was ook het geval bij personeel van een warenhuis van een van onze klanten. Na optimalisatie kregen zij een format die hen inspireerde om na te denken over hun eigen ontwikkeling. Bij kantoorpersoneel, dat ook het oorspronkelijke formulier gebruikte, lag de bal bij de medewerker zelf om stappen te zetten in zijn of haar ontwikkeling. Dit bleek voor deze groep goed te werken.
Focus op persoonlijke groei
Bij gepersonaliseerde gespreksformulieren kun je sturing geven aan de persoonlijke groei van de medewerker. Vragen op het formulier kunnen tot nadenken aansporen: waar wil ik staan over vijf jaar en hoe ga ik dat bereiken? De verantwoordelijkheid van de HR-cyclus ligt veelal bij de manager en HR, zo laat een poll onder de aanwezigen zien. Van medewerkers wordt wel steeds vaker een actieve houding verwacht, merkt Mansvelders: “De medewerker moet nadenken over hoe hij of zij zichzelf kan ontwikkelen en hoe de persoonlijke doelstellingen kunnen bijdragen aan de afdelingsdoelstellingen.” En dat is positief, blijkt uit onderzoek. “Betrek je medewerkers bij hun eigen ontwikkeling, dan voelen zij grotere betrokkenheid bij de organisatie. Ze zijn beter voorbereid op en dit draagt bij aan de kwaliteit van het gesprek.
Continue ontwikkeling en feedback
Daarnaast is er een focus op de continue ontwikkeling. “Medewerkers willen niet wachten op standaardmomenten om te reflecteren, maar dat zo snel mogelijk doen nadat zij iets hebben geleerd.” Praktisch: in het systeem zijn hiervoor automatische signalen en formulieren in te bouwen voor wekelijkse of maandelijkse terugkoppelgesprekken. “Zo is er voortdurend inzicht in de ontwikkeling.” Ook willen medewerkers continu, snel en eenvoudig, feedback kunnen opvragen bij collega’s om zo een eigen beoordeling op te bouwen gedurende het jaar. Mansvelders waarschuwt: “Medewerkers weten niet altijd hoe ze goede, constructieve feedback kunnen geven aan collega’s. Door gebruik te maken van digitalisering, kun je het geven van feedback koppelen aan competenties die gerelateerd zijn aan een functie. Of je voegt vragen toe die inspireren tot het geven van feedback.”
Het persoonlijk ontwikkelplan – dat aansluit op organisatie- of afdelingsdoelen – staat voorop, met continue ontwikkeling en monitoring van de voortgang. Mansvelders: “Waarbij in het verleden voornamelijk werd gesproken over prestaties uit het verleden, focussen wij nu steeds meer op de ervaring van die medewerker. Techniek helpt daarbij. Medewerkers kunnen terugblikken op de ervaring in het verleden: hoe heb ik gehandeld en wat kan ik anders doen in de toekomst?”
Betrokken bij ontwikkeling
Rapportagemogelijkheden geven inzicht in (te ontwikkelen) vaardigheden van medewerkers en interne mobiliteit. Anderzijds helpen rapportagemogelijkheden medewerkers om te bepalen waar ze staan, wat ze willen ontwikkelen en hoe ze dat willen doen. Aan de hand van twee klantcases belicht Mansvelders het proces van het digitaliseren van een HR-cyclus. De gemene deler is dat de medewerkers zich meer betrokken voelen bij hun eigen ontwikkeling. Ook de wens om feedback te kunnen vragen speelde bij beide bedrijven een rol. Zo zegt hij over klantcase twee: “Wij kwamen erachter dat medewerkers het lastig vonden om feedback te geven. Daarom hebben wij workshops gegeven over hoe je goede en effectieve feedback geeft. Je ziet dat iedereen daarbij heel betrokken is.”
Zelf aan de slag
De eerste stap bij het digitaliseren van de HR-cyclus is het bepalen van het doel. “Wil je focussen op competenties of persoonlijke doelen?”, legt Van Hoeij voor. “Vaak worden de high potentials vergeten, terwijl zij juist willen weten waar ontwikkelmogelijkheden liggen. Vergeet niet om ook dit vast te leggen.” Breng vervolgens de verantwoordelijkheden in kaart. “Wie dient input te leveren voor de verschillende gesprekken en in welke volgorde? En wie is aanwezig bij het gesprek? Sluit een manager bijvoorbeeld aan bij een gesprek dat een beginnend teamleider gaat voeren? En wie volgt eventuele acties op? Is het aan HR om een actie op te volgen of ligt de verantwoordelijkheid juist bij de medewerker om bijvoorbeeld op zoek te gaan naar een training? Ook dat is belangrijk om in kaart te brengen.”
Ontwerpfase
Bij de ontwerpfase is het goed om eerst te kijken of er zaken zijn die je één-op-één kunt en wilt digitaliseren of dat je eerst wilt optimaliseren, geeft Van Hoeij aan. En: maak je gebruik van één of meerdere type gesprekken? Ook de tijdsplanning wanneer de gesprekken plaatsvinden is belangrijk. “Wij zien dat organisaties dit timen aan de hand van de indiensttreding van een iemand om zo de gesprekken te verspreiden over het jaar.” Kies je voor één formulier of ga je deze customizen aan de hand van bijvoorbeeld functie of afdeling? Andere aspecten die een rol spelen in de ontwerpfase is de keuze voor de betrokkenen bij dit proces (draagvlak vergroten), het beloningsbeleid (krijgt de manager een potje om te verdelen?) en ervoor zorgen dat het ontwerp past bij de doelgroep.
Digitaliseren en implementeren
Passende HR-software is essentieel, evenals eventuele koppelingen van of met andere software zoals payrollsoftware. Hierbij komt ook het vaststellen van rollen en rechten: wie mag wat inzien? De rapportagemogelijkheden moeten eveneens helder zijn: waar wil je precies over rapporteren? Over de status van gesprekken? Zijn ze afgerond? Of over competenties? Welke hebben wij al in huis of wat is onderontwikkeld? “De workflow kun je goed digitaliseren, denk aan een goedkeuring. Automatische signaleringen kunnen helpen om bijvoorbeeld een manager op tijd te informeren dat een gesprek is gepland. Zo kun je het proces efficiënt inrichten.” Belangrijk bij het testen van het systeem is om stakeholders hierbij te betrekken. Bij het implementeren van de nieuwe werkwijze is het goed om iedereen mee te nemen in dit proces. Van Hoeij: “Door te communiceren en het geven van trainingen en workshops. Als medewerkers niet hebben geleerd hoe zij goede feedback kunnen geven, dan kun je ook niet verwachten dat zij dit ineens kunnen.” Nadat alle stappen zijn doorlopen is het tijd om een moment te prikken voor een evaluatie. Wat ging goed en wat kan beter? Mansvelders besluit: “Hopelijk hebben wij jullie kunnen inspireren voor het op optimaliseren en digitaliseren van jullie HR- cyclus.” Van Hoeij vult aan: “Wij denken graag met jullie mee over een passende HR-cyclus voor jullie organisatie en adviseren graag over passende HR-softwareoplossingen. Ook over het digitaliseren en bij het vormgeven van gerelateerde onderwerpen, zoals functieprofielen of het inzetten van persoonlijkheidsanalyses.”
Wil je meer informatie of een vrijblijvend adviesgesprek? Neem dan contact op met een van onze specialisten hieronder.
Sanne van Hoeij
Senior HR Technology Consultant
LinkedIn
Boy Mansvelders
HR Technology Consultant
LinkedIn