“Maak mensgerichtheid met slimme technologie onderdeel van de strategie”

People focus, de mens centraal, is een duidelijke trend. Gelijktijdig rukt technologie op binnen organisaties. Hoe zet je die in voor je medewerkers, en kan het mkb wat dit betreft iets leren van grote bedrijven? Partner Bram Krijnen van Crowe Foederer HR-services en trendwatcher Tom Haak van het HR Trend Institute praten ons bij.

Het belang van people focus begint door te dringen bij middelgrote bedrijven, stelt Bram Krijnen vast. “Er wordt steeds meer aan learning en development gedaan bijvoorbeeld. Maar er is ook genoeg ruimte voor verbetering. HR is nog te veel met de administratie bezig en people focus is zelden onderdeel van de strategie, terwijl het besef om er meer aan te doen er wel degelijk is.

“Met technologie creëer je dat HR meer de handen vrij heeft voor de menselijke kant”

Een zoektocht naar professionalisering op dit gebied is gaande. Tegelijkertijd wordt technologie steeds belangrijker. Dat is leuk en noodzakelijk maar niet dé oplossing voor meer aandacht voor mensen, vindt Krijnen.

“De digitale transformatie van HR komt nu nog voornamelijk ten goede aan de organisatie, en je wilt technologie ook voor de people kant inzetten. Wel creëer je met technologie dat HR meer de handen vrij heeft voor de menselijke kant.”

Technologie inzetten vereist zorgvuldigheid. “Kleinere bedrijven hebben toch de neiging alles zelf te doen”, merkt Tom Haak op. “En dan krijg je vaak een wat amateuristische aanpak.”

Vertrouw op anderen, oppert hij. “Je moet niet zelf technologie gaan ontwikkelen. Wanneer je vervolgens gaat groeien merk je dat de basis niet op orde is. Er is van alles beschikbaar. Dan kun je beter een goede, deskundige partner hebben die jou helpt.”  

Gamification

Neem werving en selectie. “Door de personeelskrapte gaan werkgevers de selectiegrenzen verlagen. De problemen beginnen dan al snel, wanneer duidelijk wordt dat iemand niet bij het bedrijf past of niet functioneert. Met technologie kun je een aantal basisdingen op orde hebben.”

In de supermarktbranche is deze problematiek goed waarneembaar. Vaak is het nog steeds de lokale manager die personeel zoekt en na een gesprekje de vakkenvuller of cassière voor de leeuwen gooit.  Haak: “Maar als je je selectieproces slimmer inricht heb je een betere schifting. Zo kun je online met gamification de sollicitant laten proefdraaien en al een eerste selectie doen. En dat vinden vooral jonge medewerkers nog leuk ook. Uiteindelijk houd je dan de goede, serieuze kandidaten over.”

Krijnen: “Je laat daarmee ook zien wat het werk inhoudt en je kunt ook de werkgever goed positioneren.”

Ook met een onboardingprogramma kan het misgaan, zag Haak bij een supermarktketen. “De kandidaten moesten 20 uur vakkenvullen, maar de goeden hadden maar 3 uur nodig om hun kwaliteiten te tonen. Hier moet je dus meten op snelheid en kwaliteit, en de goeden naar een volgende opdracht laten gaan. Dat kan ook heel goed via een game.”

Technologische hulp voor HR heeft ook keerzijdes, benadrukt hij. En dan komt al snel de pakketbezorging ter sprake. “Als er steeds een rood lampje gaat branden wanneer je 10 seconden te laat bent met het vullen van het mandje, wordt de bezorger voortdurend opgejaagd.”

Houding

Wat ziet de trendwatcher als belangrijkste onderwerpen qua people focus bij middelgrote bedrijven? “Dat heeft heel sterk te maken met de houding, of er binnen de organisatie respect voor mensen bestaat. Oprechte interesse in medewerkers. Daar zie je het vaak al misgaan. Dat zijn meestal hele simpele dingen.

“Er wordt medewerkers niet gevraagd wat ze willen, hoe ze dingen ervaren, of ze ideeën hebben waar de organisatie iets mee kan. Sollicitanten moeten te lang wachten op een reactie en beloften om even bij te praten worden niet nagekomen.”

Niet uit kwade wil, maar vaak realiseren bedrijven zich simpelweg niet wat het gevolg is van deze houding , denkt Bram Krijnen. Zeker bij de nieuwe generatie medewerkers moet je regelmatig ‘inchecken’, vervolgt Tom Haak. “En people focus betekent ook bereid zijn op individueel niveau mee te bewegen in de work-life balance.  In plaats van de houding: ‘Zo doen wij dat altijd hier’.”

“Ze realiseren zich dan dat ze een goede HR-afdeling nodig hebben als aanjager”

HR als aanjager

Met respect luisteren naar de medewerker, vragen stellen en dan iets doen met de wensen. Dat is people focus, vindt ook Krijnen. “En bedrijven die wij spreken willen dat ook. Ze realiseren zich dan dat ze een goede HR-afdeling nodig hebben als aanjager. Maar het is onmogelijk voor de HR-afdeling bij middelgrote bedrijven alles in huis te hebben. Dus moet je people focus organiseren, waarbij HR in de lead blijft.”

Dan nog, er is niet één oplossing, relativeert Haak. “Sommige organisaties zijn heel mensgericht en daardoor in staat om de juiste houding te creëren, maar ook die bedrijven hebben vaak aanvullende competenties nodig. Voor een bedrijf van 500 medewerkers is het sowieso moeilijk om een goede HR-directeur te vinden, daar is het te klein voor. Dan kun je beter investeren in een welwillende jonge HR-professional die slim gebruik maakt van andere resources, zoals gespecialiseerde adviesbureaus.”

Zelfsturende teams, people teams, kunnen de behoefte ook invullen. Maar zo’n team formeren en tijd geven vergt ook een investering, weet hij. “Het organiseren van people focus is gemakkelijker wanneer je groeit, dan kun je je ook met HR op die groei inrichten.”

Wegnemen van vooroordelen

Bij verschillende pijnpunten binnen middelgrote organisaties acht Tom Haak tijdig aan de bel trekken raadzaam. “Bijvoorbeeld allerlei vormen van grensoverschrijdend, racistisch en vrouwonvriendelijk gedrag. Die komen overal voor, en daar moet wel iets mee gebeuren.”

HR moet hier duidelijk haar rol pakken. En technologie kan wel degelijk van waarde zijn om vooroordelen weg te nemen, legt hij uit. Wanneer bijvoorbeeld online in de eerste selectieronde alleen voor de functie belangrijke criteria passeren, zonder dat gevraagd wordt naar naam, leeftijd, achtergrond en kleur, dan komt op het fysieke gesprek een veel diversere groep sollicitanten dan wanneer al die informatie al bekend was.

“Dus ook geen cv’s en foto’s rondsturen. Dan krijg je toch dat mensen op hun naam of uiterlijk afvallen.”

Het resultaat van die aanpak is onder meer dat HR niet meer bij alle beoordelingsgesprekken zit. De managers voeren die gesprekken zelf, met een door HR aangereikte toolkit. Het was een gewenningsproces. “Eerst ‘verschuilden’ ze zich achter HR. Nu vinden ze het prima en weten ze hoe je medewerkers motiveert. Soms kan het schuren maar in dat gesprek ontstaat vooral verbondenheid en vertrouwen. Het creëert heel veel en betekent een nieuwe rol voor de managers, terwijl ze dat vaak niet in de gaten hebben.” Somers toetst met HR nog wel of de afspraken worden nagekomen.

“Het wrange is dat juist hele grote organisaties werkomstandigheden creëren die onmenselijk zijn”

Mooi, om op deze manier een diverse groep medewerkers aan boord te krijgen. Maar wat daarna, vraagt Krijnen zich af. “Kan technologie ons hierbij helpen?”

Haak: “Zeker wel. We kunnen meten hoe goed en productief de medewerkers zijn en hun vervolgens inzetten op de plekken waar ze de hoogste bijdrage aan de organisatie leveren. Dan krijg je een eerlijk en objectief beeld.”

Hij noemt callcenters als voorbeeld waar dit goed zou werken. “Je kunt het aantal gesprekken per uur meten en de tevredenheid van de klanten in kaart brengen. Dan heb je al twee variabelen.”

Verkoopgesprekken monitoren

Daarnaast kan technologie van waarde zijn bij learning, merkt Krijnen op. Haak valt hem bij: “Het beeld van leren is vaak traditioneel. Cursussen los van het werk. Maar het meeste leren gebeurt on the job. Alleen als je meet wat medewerkers doen en hoe ze het doen, kun je vaststellen wat beter kan.

“Zo kun je verkoopgesprekken monitoren, waarbij de technologie de verkoper feedback geeft. Die technologie is al beschikbaar. Na afloop vergelijk je het gesprek met een heel goed verkoopgesprek. Zo kun je technologie gebruiken om mensen hun werk beter te laten doen.”

Ook met alle technologische hulp moeten beginselen als aandacht en respect op orde zijn, benadrukt hij. “Het wrange is dat juist hele grote organisaties werkomstandigheden creëren die onmenselijk zijn, terwijl de techniek top is. En bij kleine organisaties is die menselijke maat wel in beeld.”

Spanning

De scheiding tussen werk en privé vervaagt, ook door technologie. Dat is een duidelijke trend die Haak waarneemt. “Organisaties komen er niet meer mee weg. Ze voelen zich ook verantwoordelijk voor het welbevinden van hun medewerkers. Maar het moet wel hand in hand gaan met vertrouwen. Anders kan het uit de bocht vliegen. Berichten als ‘je hebt vandaag nog niet bewogen, ga in de benen!’, zijn onplezierig.”

Hij pleit daarom voor een scheiding tussen medewerkers- en bedrijfsbelang. “Daar zit altijd spanning op.”

De term ‘people first’ vindt hij misleidend. “Het is altijd ‘organisatie first’. Daarbij bestaat de mindset om medewerkers zo lang mogelijk vast te houden. Maar de meeste medewerkers willen dat niet. Gelijkwaardigheid en vertrouwen zijn het belangrijkst. Bij de pakjesbezorging is het echt uit de bocht gevlogen. Daar gebeurt alles in het belang van de organisatie, niet van het welzijn van de medewerker.”

Mensgericht

Hij ervaart dat vooral organisaties die mensgericht zijn, succesvol blijken in het aantrekken en behouden van mensen. “Dat heeft te maken met simpele zaken als een aardige baas, fijne collega’s,  uitdagend werk en voldoende ontwikkelmogelijkheden. Technologie kun je daarbij juist ook aan de werknemerszijde inzetten, om de employee experience te verhogen.

Met een slimme digitale werkplek wordt het werk aangenamer en kan er hybride worden gewerkt.  Zo’n werkplek faciliteert ontwikkeling en samenwerking en coacht ook nog op aspecten zoals productiviteit en welzijn.”  

“Je kunt jezelf verlammen door steeds naar de top te wijzen. Iedereen heeft een verantwoordelijkheid”

Moet zo’n benadering niet vanuit de top de organisatie indalen? Liefst wel, maar Tom Haak ziet een risico in die aanname. “Je kunt jezelf verlammen door steeds naar de top te wijzen. Iedereen heeft een verantwoordelijkheid. De cultuur wordt gemaakt door alle mensen in de organisatie.”

Toch heeft Bram Krijnen vaak gezien dat wanneer de leiding people focus omarmt, de rest snel volgt. Haak: “Als dat zo is, perfect. Maar wanneer het niet zo is, is dat geen reden om niets te doen.”

En vergeet HR niet, weet Krijnen. “HR kan heel belangrijk zijn om de people kant op de strategische agenda te krijgen. Als dat met de juiste aanpak en houding gebeurt, zie je dat een bedrijf om gaat en succesvol wordt in het aantrekken en behouden van medewerkers. En technologie? Die gaat zorgen voor gemak en versnelling, zowel voor de organisatie als voor de medewerkers.”     

Meer weten over Tech & Talent en de inzichten van Tom Haak? Bezoek het ontbijt seminar op 10 november HR Tech & Talent ontbijtsessie – ‘Building people through technology’ – Crowe Foederer

Bron