Terug
Factsheet: UBO-Register
Op 8 juli 2020 is de UBO wet gefaseerd in werking getreden, vanaf deze datum hebben entiteiten en samenwerkingsverbanden de verplichting hun UBO’s te identificeren en te documenteren en vanaf 27 september 2020 is daar de verplichting tot registratie in het UBO register aan toegevoegd. Voor op 26 september 2020 bestaande entiteiten en samenwerkingsverbanden geldt – voor de registratieverplichting – een overgangstermijn van 18 maanden. De Kamer van Koophandel zal gedurende deze periode alle entiteiten en samenwerkingsverbanden uitnodigen om de UBO-registratie te voltooien.
Verplichtingen
Naast de verplichtingen voor entiteiten en samenwerkingsverbanden legt de wet verplichtingen op aan UBO’s en WWFT instellingen, waaronder accountants en belastingadviseurs. Op UBO’s rust de verplichting hun medewerking te verlenen en de juiste informatie te verstrekken aan entiteiten en samenwerkingsverbanden om hen in staat te stellen aan de identificatie, documentatie en registratieverplichting te voldoen. Voor WWFT instellingen kent de wet een terugmeldplicht, zij moeten van iedere discrepantie die zij in het UBO-register constateren mededeling doen. WWFT instellingen mogen bij de identificatie van hun cliënten niet (alleen) vertrouwen op de informatie uit het UBO register maar moeten zelfstandig onderzoek doen. Het niet voldoen aan de verplichtingen kan administratief of strafrechtelijk worden gesanctioneerd met een geldboete tot EUR 21.750 of een gevangenisstraf tot twee jaar.
Concreet
Voor de identificatie, documentatie en registratie zijn concreet de volgende definities relevant:
• Entiteiten en samenwerkingsverbanden die vallen binnen de UBO registratieverplichting zijn: Besloten Vennootschappen (BV), Naamloze Vennootschappen (NV), Stichtingen, Verenigingen, Onderlinge Waarborgmaatschappijen, Coöperaties, maatschappen, commanditaire vennootschappen (CV), Vennootschappen onder Firma (VoF)
• Een UBO of Ultimate Beneficial Owner is een natuurlijk persoon die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, het eigendomsbelang en/of de stemrechten houdt in de entiteit of het samenwerkingsverband of diegene die op andere wijze dan via eigendom de uiteindelijke zeggenschap heeft over de entiteit of het samenwerkingsverband, bijvoorbeeld op grond van de statuten of middels een overeenkomst. Indien geen UBO kan worden aangewezen of indien twijfel bestaat over de kwalificatie van een natuurlijk persoon als UBO dienen alle statutair bestuurders en/of beherend vennoten te worden aangewezen als UBO van de betreffende entiteit of het samenwerkingsverband. Indien een stichting administratiekantoor (STAK) de aandelen houdt zal de UBO van de stichting – doorgaans het statutaire bestuur – ondermeer kwalificeren als UBO van de onderliggende entiteit of het samenwerkingsverband.
• De UBO gegevens die moeten worden geregistreerd zijn: de voor- en achternaam; geboorte-dag, -maand en -jaar; nationaliteit; woonadres en woonstaat; BSN of fiscaal nummer (inclusief de staat waar dit is uitgegeven); aard en omvang van het gehouden belang. Niet alle gegevens worden openbaar.
• De registratie van de UBO gegevens dient vergezeld te worden door onderbouwende documentatie. Deze bestaat in ieder geval uit: het ID bewijs van de UBO en een of meer documenten waaruit de aard en de omvang van het door de UBO gehouden belang blijkt
De registratie van de UBO kan plaatsvinden via de website van de Kamer van Koophandel waarop een online UBO registratieportal is opgenomen. Als alternatief heeft de Kamer van Koophandel de bekende pdf formulieren geüpdate en bevat deze nu ook de UBO informatie. Nadat de registratie is voltooid krijgen zowel de vennootschap als de betreffende UBO hiervan een bevestiging. Gelet op de privacy gevoelige informatie die de bevestiging bevat is voorzichtigheid en een juiste routing binnen de bedrijfsprocessen gewenst.
