We gaan in gesprek met Nienke Koning (HR Manager) en Margot Pardijs (HR Adviseur) over hoe zij binnen Kremer bouwen aan een optimaal werkklimaat – en hoe digitalisering van HR-processen daar een belangrijke rol in speelt.

Sanne: Niet zo lang geleden hebben jullie met onze hulp jullie core HR-processen gedigitaliseerd. Vrij snel daarna gingen jullie verder met het professionaliseren van bredere HR thema’s, zoals leren en ontwikkelen. Hoe hebben jullie dat ervaren?

Nienke: In het begin was het best intensief, zeker het eerste halfjaar hadden we een behoorlijke workload. We hadden intern ook de nodige veranderingen – nieuwe functies, en Margot die net gestart was in het HR team. Dat brengt dynamiek en hectiek met zich mee. Tegelijkertijd wilden we het goed doen, iedereen meenemen en zorgen dat de implementatie soepel zou verlopen. Dat was soms een uitdaging, zeker omdat we veel buitendienstmedewerkers hebben die niet dagelijks achter een computer zitten. We hebben daarom bewust de managers als eerste meegenomen en een duidelijke uitleg gestuurd. Dat kostte tijd, maar werkte goed. Omdat wij met veel dingen tegelijk bezig zijn, is het goed dat er vanuit jullie een duidelijke planning is gemaakt met rollen en verantwoordelijkheden. Het implementeren heeft ons best wel veel werk gekost maar we zijn echt blij met het eindresultaat. En om eerlijk te zijn: die deadlines, waar jullie bovenop zaten, hebben we ook nodig om écht stappen te zetten en dingen voor elkaar te krijgen.

Nienke: We hebben er bewust voor gekozen dat de eerste stap een taak is voor de medewerker om een eigen beoordeling in te vullen als voorbereiding op het gesprek. We vinden het belangrijk dat medewerkers ook zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen ontwikkeling. We helpen ze daarbij door een duidelijke structuur te hanteren inclusief visuals met (praktische) uitleg. Voordat de gesprekken plaatsvonden hadden we de vragen al gedeeld met de managers maar de echte feedback kwam pas tijdens de gesprekken zelf. Sommige vragen bleken bijvoorbeeld wat algemeen, of niet even goed toepasbaar voor iedereen. Dat is waardevolle input, want nu kunnen we ze verbeteren en specifieker maken voor de volgende ronde. Zo professionaliseren we stap voor stap.

“Managers zien nu in één oogopslag hoe hun medewerkers ervoor staan”

Job: Hoe zien jullie de rol van leidinggevende in dit proces?

Nienke: De rol van leidinggevenden is cruciaal in deze nieuwe werkwijze. Veel van onze leidinggevenden zijn doorgegroeid vanuit technische functies. Zij zijn vakinhoudelijk sterk, maar leiding geven vraagt tegenwoordig ook andere vaardigheden. Denk aan het voeren van ontwikkelgesprekken, het signaleren van gedrag, of het doorvragen op onderliggende thema’s. Daarom hebben we een management development-programma opgezet dat een jaar duurde. Daarin oefenden we gesprekstechnieken, rollenspellen en reflecteerden we op leiderschapsstijlen. Dat begint nu echt zijn vruchten af te werpen. We merken dat managers alerter worden en met meer zelfvertrouwen gesprekken voeren. Toch is het een proces dat tijd kost – we willen de komende jaren verder investeren in onderwerpen als gespreksvoering, verzuimmanagement en coachend leidinggeven.

Sanne: De gesprekkencyclus bestaat bij jullie uit 2 gesprekken. Aan het eind van het jaar volgt het 2e gesprek. Hoe vullen deze gesprekken elkaar aan?

“De rol van leidinggevende is cruciaal in deze nieuwe werkwijze”

Nienke: Naast ontwikkelgesprekken halverwege het jaar vinden er aan aan het einde van dit jaar ook functionerings-/ beoordelingsgesprekken plaats. Dit proces zijn we nu aan het finetunen en dan worden ook deze taken geconfigureerd in het Talent Management Systeem van Cornerstone. Omdat het meer een functioneringesprek is, zal dit vooral vanuit de leidinggevende aangestuurd worden. De opzet zal daarom anders zijn, vooral ook de vragen die gesteld worden. Daarbij willen we wel weer de medewerker om input vragen, wat willen zij het komende half jaar bereiken, waar willen ze aan werken en wat worden hun doelen? Fijn dat we dit ook in het systeem vast
kunnen leggen en continue kunnen monitoren en bijsturen waar nodig. Daarnaast kan ook de input van eerdere gesprekken worden ingezien.

Daardoor bleef het proces goed doorlopen en ook de uitvoering is eigenlijk prima verlopen. Ik heb bijna niemand gehad die problemen had met inloggen of die niet snapte wat er moest gebeuren. Wat we hebben geleerd, is dat het belangrijk is om voldoende testmomenten in te plannen. De waan van de dag is druk, dat is vast herkenbaar. Maar door bewust tijd te reserveren, kun je kritischer kijken en verbeteringen eerder doorvoeren.

Margot: De momenten waarop we fysiek samenkwamen of via Teams overlegden, waren echt waardevol. Dan kun je direct schakelen, keuzes afwegen en knopen doorhakken. We zijn echt aan de hand meegenomen en konden met al onze vragen, soms dubbel, bij jullie terecht. Door de uitgebreide uitleg kunnen we zelf ook wijzigingen doorvoeren in het systeem. Dat geeft ons ook meer flexibiliteit en zo breiden we onze systeemkennis steeds verder uit.

“Het is belangrijk om voldoende testmomenten in te plannen”

Sanne: Wat zijn jullie volgende HR digitaliseringsstappen?

Nienke: We zijn nu ook bezig met het implementeren van de learning module in Cornerstone. Voorheen hadden we een ander platform, dus medewerkers zullen even moeten wennen. Echter, het voordeel is dat leren en ontwikkelen nu in hetzelfde systeem zit als de gesprekscyclus. We starten in het LMS met onze toolboxen en breiden dit gefaseerd uit. Volgend jaar willen we bijvoorbeeld ook de performance module weer gaan uitbreiden met talent reviews en functieprofielen en daar kunnen we in ontwikkelplannen dan ook weer trainingen uit de catalogus aan koppelen. Zo kunnen we ook in 2026 weer nieuwe stappen zetten op HR Technology-vlak. Het belangrijkste voor ons is dat het voor medewerkers en leidinggevende overzichtelijk is en blijft en dat zij goed mee kunnen bewegen. Uiteindelijk draait het erom dat digitalisering je helpt om medewerkers in hun kracht te zetten – en daar doen we het voor.