Klantverhaal | Hoe Den Engelsen Bedrijfswagens zelf vooruit blijft gaan, ook met technologie
Wat gebeurt er als je een traditionele truckdealer combineert met een scherpe blik op data en HR-technologie? Dan krijg je een organisatie die niet alleen voertuigen op de weg houdt, maar ook haar mensen in beweging brengt. Midden op het bedrijvige GDC-terrein in Eindhoven ontmoeten we Natalie Custers, HR Manager bij Den Engelsen Bedrijfswagens. Samen met haar team bouwt zij aan een moderne, toekomstbestendige organisatie waarin mensen en processen met elkaar verbonden zijn.
Den Engelsen Bedrijfswagens is een dealerorganisatie die zich richt op bedrijfswagens, trucks, onderhoud en mobiliteitsoplossingen. Als officiële dealer van de merken MAN en Volkswagen Bedrijfswagens houden zij zich met ruim 200 medewerkers aan hun missie: ondernemers „altijd vooruit” helpen zodat hun voertuigpark niet stil komt te staan. Deze vestiging beschikt over meerdere werkplaatsen, voor bestelwagens & trucks en voor revisie & nieuwbouw. Vanuit de bedrijfskantine kijken we uit over een van de werkplaatsen en op het terrein is het een komen en gaan van kleinere bestelbusjes tot trucks en bussen. Een dynamische (werk)plek dus. Na de recente overname zijn er inmiddels 220 collega’s werkzaam verdeeld over 6 vestigingen in 3 provincies.
“Zo vermijden we dubbele invoer en kunnen we gemakkelijk overzichten maken van de hele organisatie.”
Sanne: Natalie, je bent al ruim 7 jaar werkzaam als HR Manager, je bent in de groei meegegaan vanuit Pon Automotive. Wat heeft jou eigenlijk ooit richting HR getrokken, en wat houd je er nog steeds in vast?
Nathalie: Ik vind de diversiteit van het HR vak gewoon heel erg leuk. Dat je psychologie, arbeidsrecht en sociologie, maar ook een stukje bedrijfseconomie kunt combineren. Wij zijn met 3 collega’s werkzaam binnen HR, een collega richt zich met name op systeembeheer en het coördineren van de opleidingen en we hebben een inhouse recruiter. Vanaf de start van Den Engelsen is HR centraal georganiseerd.
We hebben destijds gekeken naar de toenmalige systemen vanuit de overname en welke systemen er op de markt waren om een passende oplossing voor ons te vinden. Toen zijn we via Crowe uiteindelijk bij Daywize voor HR-processen en Dyflexis voor personeelsplanning en urenregistratie uitgekomen. Deze systemen zijn gekoppeld aan onze payrolloplossing Nmbrs en binnenkort maken we ook de koppeling met het verzuimsysteem van onze arbodienst. Zo vermijden we dubbele invoer en kunnen we gemakkelijk overzichten maken van de hele organisatie maar ook inzoomen op een bepaalde vestiging. Hoe Den Engelsen Bedrijfswagens zelf vooruit blijft gaan, ook met technologie. We zijn gestart met één B.V. en inmiddels zitten alle entiteiten in de systemen (ook de recente overname van de vestiging in Duiven). Omdat we de workflows voor de verschillende entiteiten vrijwel overal hetzelfde hebben ingericht, maakt dat het systeemtechnisch makkelijk om entiteiten (en daarmee medewerkers) uit overnames aan te sluiten.
“Onze leermeesters begeleiden nieuwe medewerkers direct in de praktijk.”
Fleur: Wat voor impact hebben die overnames op jullie HR-beleid?
Natalie: We zijn als bedrijf eigenlijk altijd wel in beweging en zijn best hard gegroeid in medewerker aantallen. Die groei brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee, het vinden van de juiste medewerkers blijft belangrijk. We hebben bewust gekozen voor een inhouse recruiter, die betrokken is bij het bedrijf, de branche kent, de juiste vragen kan stellen en weet waar onze toekomstige collega’s te vinden zijn. Daarnaast zijn we ook opleidingsprogramma’s aan het ontwikkelen bijvoorbeeld specifiek voor jonge hoger opgeleide mensen. Een van de uitdagingen die we hebben, naast de krappe arbeidsmarkt, is bijvoorbeeld de vergrijzing.
Tijdens onze jaarlijkse vlootschouw brengen we het retentierisico en de impact ook in kaart en kijken we naar eventuele mogelijke opvolgers. We hebben gelukkig goede (regionale) samenwerkingsverbanden bijvoorbeeld met het ROC maar ook met andere truckdealers. Er zijn dan ook veel BBL’ers werkzaam als monteur, zij kunnen wat zij leren op school direct bij ons in de praktijk brengen. Dat horen we ook vaak terug van leerlingen, dat ze bij ons al best veel en snel verschillende dingen mogen doen. Waar zij bij andere organisaties beginnen met wat vegen en poetsen mogen ze bij ons direct aan de slag. Wel onder begeleiding van onze leermeesters. Zij hebben een hele belangrijke rol om deze mensen te begeleiden en te enthousiasmeren. Dat geldt voor al onze medewerkers, we willen ze blijven binden aan onze organisatie. We gaan met ze in gesprek, willen weten hoe ze in hun vel zitten en zorgen dat ze het fijn hebben hier.
“Vergrijzing is ook bij ons ook een uitdaging.”
Fleur: Hoe helpen jullie medewerkers en managers om het gesprek aan te gaan?
Natalie: We horen vaak terug dat de gemiddelde monteur niet per se zit te wachten op een gesprek terwijl het wel echt heel waardevol is om met elkaar in gesprek te gaan. Want niet iedereen trekt zelf aan de bel als er iets speelt. We willen onze gespreksformulieren gaan digitaliseren, dat is meteen een goed moment om de formulieren te herzien en daar betrekken we dan ook onze leidinggevenden bij. Ons HR-systeem kan dit proces faciliteren en wij vanuit HR willen leidinggevenden helpen om een goed gesprek te voeren en de juiste vragen te stellen.
Er zijn binnen onze organisatie volop ontwikkelingsmogelijkheden. Alleen al kijkend naar de ontwikkelingen in de branche zoals nieuwe modellen die op de markt komen en elektrisch en waterstof als alternatief. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor verkopers, niet alleen voor monteurs. De data en inzichten die we krijgen door acties vast te leggen in ons systeem en te monitoren dienen weer als input voor ons HR-beleid.
Sanne: Ik sprak onze collega’s van het Audit team en ook van Corporate Finance, die jullie o.a. geholpen hebben met de recente overname, en zij gaven aan dat jullie opvallend data-gedreven zijn.
Natalie: Ja dat klopt, we hebben al veel inzichten gecreëerd, vanuit HR maar ook vanuit andere afdelingen. De data gebruiken we om ons HR-beleid te maken. Als volgende stap zouden we ook graag de data vanuit onze HR-systemen willen koppelen aan onze interne rapportagetools zodat we ook data kunnen combineren. Het is fijn dat jullie daar ook bij kunnen helpen. We hebben inmiddels best wel wat afdelingen (zoals Finance en IT) die die een linkje hebben met de verschillende service lines van Crowe. Het is heel fijn dat jullie breed georiënteerd zijn. Wij zijn een klein HR-team en hebben niet alle specialistische kennis in huis, als ik bijvoorbeeld een vraag heb over pensioenen of over verzekeringen, dan weet ik bij wie ik terecht kan of jullie schakelen intern. Die samenwerking ervaar ik en ervaren wij als heel prettig, eigenlijk al vanaf het aller begin.
“De softwareoplossingen worden continue doorontwikkeld.”
Sanne: Jullie hebben verschillende HR-processen geoptimaliseerd en gedigitaliseerd. Hoe hebben jullie dit ervaren en welke tips hebben jullie voor andere organisaties?
Natalie: De digitalisering van HR-processen heeft onze administratie zeker verminderd. Het stukje change management is bij ons goed verlopen, eigenlijk spreken de systemen voor zich. Met name rondom het berekenen van overuren en toeslagen waar de medewerkers recht op hebben hadden we voorheen echt arbeidsintensieve processen. Dat is echt enorm verbeterd met de implementatie van Dyflexis voor personeelsplanning en urenregistratie. Doordat Dyflexis is gekoppeld aan ons Dealer Management Systeem hoeven medewerkers maar op één plek hun gewerkte uren te registreren waarna het voor meerdere berekeningen en rapportages gebruikt kan worden. Ook de rol voor leidinggevenden om aanvragen goed te keuren, ook via de app, werkt echt heel snel en goed. We hebben stap voor stap geïmplementeerd, daardoor hebben wij onze systeemkennis ook steeds uit kunnen breiden en was het behapbaar.
De softwareoplossingen worden continue doorontwikkeld zodat nieuwe behoeften en ideeën die ontstaan ook weer geïmplementeerd kunnen worden. Daarom is het ook zo fijn dat we met jullie HR Technology team werken. Jullie hebben de expertise in huis voor de verschillende systemen, hebben best practises ontwikkeld en kunnen nieuwe functionaliteiten ook doorvertalen naar onze wensen en systeeminrichting. Dat heeft de implementatie van de verschillende softwareoplossingen zeker ook een stuk makkelijker gemaakt, het is fijn om ook na go-live een sparringpartner te hebben. Zo blijven we kritisch naar onze processen kijken en waar nodig verder optimaliseren en digitaliseren.
Ontdek onze full-service aanpak
Dankzij de nauwe samenwerking met onze HR Services collega’s zijn wij in staat u direct bij te staan bij nog veel meer gebieden binnen HR. Onze specialisten kunnen u ondersteunen op gebied van:
- HR Arbeidsrecht
- HR Advies & Talentmanagement
- HR Technology
- Loonheffing & Sociale Zekerheid
- Pensioen
- Payroll
- Crowe Vitaal
- Global Employer Services
