“Inmiddels zijn we een scale-up en binnenkort vieren we ons 5-jarig bestaan.”

Sanne: Jullie zijn hard gegroeid de afgelopen jaren en hebben ook binnen HR niet stilgezeten. Kun je ons meenemen in de digitalisering en professionalisering van HR

Suzan: Ja de tijd vliegt, inmiddels zijn we geen start-up meer maar een scale-up en binnenkort vieren we alweer ons 5-jarig bestaan. We hebben binnen HR al diverse processen geoptimaliseerd. Voor onze salarisadministratie maakten we al gebruik van de software van Nmbrs via Crowe. Na enkele jaren wilden we naast onze basisprocessen graag meer HR-processen digitaliseren en acties bij medewerkers en managers neerleggen. We hebben toen verschillende HR-softwareoplossingen met elkaar vergeleken en uiteindelijk voor Daywize gekozen. Dit HR-systeem sloot goed aan bij onze organisatie(grootte), gewenste functionaliteiten, gebruikersgemak en had al een bestaande koppeling met Nmbrs. Het feit dat Crowe daarin (ook) kon ondersteunen was voor ons een groot voordeel. Met deze toekomstbestendige oplossing kunnen we medewerkers en managers meer eigenaarschap geven (een van onze kernwaarden). Door middel van Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS) kunnen zij zelf bepaalde acties starten (verlof aanvragen, ziekmelding indienen, verhuizing doorgeven) waardoor wij als HR minder operationele zaken hoeven oppakken.

De gemiddelde leeftijd binnen onze organisatie is 32 jaar dus dat is echt een jong team, dat digitalisering gewend is en ook verwacht. Ze pakken gemakkelijk even hun telefoon erbij om in te loggen en een vraag te stellen over een bepaald document in hun digitale personeelsdossier. Medewerkers en Managers geven ook gemakkelijk feedback op bepaalde functionaliteiten en workflows en denken graag mee over hoe we systemen zo efficiënt mogelijk in kunnen zetten.

“De gemiddelde leeftijd is 32 jaar dus we hebben echt een jong team dat digitaal werken gewend is en graag met ons meedenkt om te optimaliseren.”

Sanne: We zien vaak dat een succesvolle go-live en acceptatie van een nieuw HR-systeem afhangt van bepaalde keuzes die worden gemaakt tijdens de implementatie. Jullie hebben hierin gekozen voor een gefaseerde aanpak. Hoe heb je de implementatie van fase 1 ervaren?

Suzan: In fase 1 van de implementatie hebben we ons gericht op de core processen. Wij kunnen intern gemakkelijk schakelen en gewenste processen afstemmen dus konden vrij snel feedback geven over de best practices workflows van Crowe. De samenwerking met Mathijs (Ragas), een van jullie HR Technology Implementatie Consultants, verliep daardoor ook erg vlot. De MS Teams omgeving waarin we samenwerkten tijdens dit project was erg overzichtelijk en gestructureerd met een duidelijke planning, acties, overzichten en bestandsbeheer. Ook was het voor ons helder wat er per fase getest moest worden. Die feedback koppelden we dan weer terug, inclusief ‘verplichte’ screenshots om de feedback toe te lichten. Hierdoor waren de stappen makkelijker herleidbaar waardoor jullie consultant hier gericht op kon anticiperen en de input kon verwerken. Er is echt een hele leuke, ‘easy-going’ werkrelatie ontstaan.

Daarnaast is het fijn voor managers dat zij het systeem al kennen. Waar we zeker ook mee aan de slag willen gaan is de module functioneren & beoordelen. We zijn nu nog klein genoeg om te weten waar medewerkers staan in hun ontwikkeling maar we willen dit proces ook graag harmoniseren en digitaliseren. We focussen ons nu op rollen en verantwoordelijkheden en in een volgende stap willen we hier ook skills en competenties aan koppelen om uiteindelijk groeipaden inzichtelijk te maken voor medewerkers. Welke skills en competenties hebben zij in een bepaalde functie bijvoorbeeld nodig om zich te ontwikkelen van Executive naar Expert level? We linken dit ook graag aan het salarishuis en uiteindelijk willen we onze salarissen ook benchmarken.

“Het is echt een voordeel voor ons dat jullie alle HR disciplines in huis hebben en zo snel schakelen.”

Daarnaast willen we ook trainingen en opleidingen digitaal vastleggen. Bij Connex wordt hiervoor jaarlijks een budget beschikbaar gesteld voor vak- of branche specifieke trainingen maar ook voor taalcursussen of literatuur omtrent persoonlijke ontwikkeling. Dit stimuleert de medewerkers om zichzelf verder te ontwikkelen en te kiezen op welke manier ze denken zichzelf het beste te kunnen ontplooien. Ondanks dat het niet meer verplicht is gaan we ook met onze ESG doelen verder zoals gepland en daar heeft Daywize ook een mooie module voor. Zo proberen we onze tijd voor te blijven en alles uit de software te halen wat er in zit.

Sanne: Jullie werken al een langere tijd samen met Crowe. Kun je aangeven hoe de diverse HR Teams van Crowe jullie ondersteunen?

Sanne: Je geeft aan dat Recruitment belangrijk is voor jullie om uit te rollen. Deze maand zijn er ook al 5 (!) nieuwe medewerkers gestart. Hoe trekken jullie, zonder Recruiters, de juiste medewerkers aan?

Suzan: Voor ons is de match heel erg belangrijk. We kijken echt naar hoe wij denken dat iemand binnen ons team gaat passen. We gebruiken inderdaad geen Recruiters maar proberen de juiste kandidaten zelf te vinden via LinkedIn campagnes, Indeed en ook ons eigen netwerk. Dit jaar hebben we behoorlijk wat kandidaten kunnen aantrekken via eigen collega’s, een mooi compliment waar we ook een referral bonus voor aanbieden. Ik merk dat de branche waarin we ons bevinden ons daar zeker bij helpt. Ondanks dat we een Nederlands bedrijf zijn (alle 3 de eigenaren hebben een Nederlandse achtergrond) zijn we internationaal georiënteerd en zit duurzaamheid echt in ons karakter. We gaan er ook vanuit dat mensen die bij ons werken impact willen maken (‘’impact, ownership & innovation’’ zijn onze kernwaarden) en hier vragen we tijdens het selectieproces ook echt op door.

“Onze (nieuwe) medewerkers willen, net als wij, impact maken.”

Sanne: Ik krijg het gevoel dat de sfeer hier heel informeel is, medewerkers lijken echt op een relaxte manier met elkaar om te gaan. Dat zal ook helpen bij het aantrekken van nieuwe medewerkers. Hoe kijk jij hiernaar?

In plaats van een medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) willen we hier liever een cultuurmeting voor gebruiken om erachter te komen hoe de medewerkers de cultuur ervaren en waar we evt. kunnen verbeteren. Ik heb hier zelf allerlei ideeën over maar wil wel graag zeker weten dat de organisatie daar ook op zit te wachten.

Sanne: Welke uitdagingen zien jullie voor de toekomst?

Suzan: Het is echt belangrijk om te blijven communiceren en samenwerken en om te voorkomen dat er eilandjes gevormd worden. Omdat er zoveel verschillende culturen en achtergronden zijn binnen onze organisatie spelen we daar proactief op in. Teams worden extern gecoacht op basis van samenwerking en communicatie om elkaar ook beter te begrijpen en ook individueel, hoe de medewerker zelf ook actief beter kan worden in samenwerken. Ons MT bestaat uit jonge leiders en ook daar wordt ook veel aandacht aan besteedt om ze zo goed mogelijk op te leiden tot goede leiders. Het is belangrijk dat we met de tijd mee te gaan, met alle technologie van tegenwoordig kun je ook haast niet anders, als je achterblijft zet je jezelf uiteindelijk buitenspel. Met zo’n jong personeelsbestand moet je ook. We kijken continue naar onze processen en kijken wat makkelijker kan. Wij stimuleren ook medewerkers om mee te denken in systemen en processen. Ze hoeven het maar te zeggen en er wordt onderzoek naar gedaan. Daar hebben we ook de middelen en een afdeling voor, die deze verbeteringen samen met de medewerker oppakt. Willen het graag efficiënter doen, ’Work smarter not harder’. Dus we laten de systemen en technologie voor ons werken!