Implementatie = procesconfrontatie

Waarom HR Tech implementaties vaak vertraging oplopen en hoe je dat voorkomt
perspectief van twee HR Technology Consultants

HR technologie belooft efficiëntie en overzicht, maar tijdens implementaties zien we iets opvallends. In plaats van dat de techniek de grootste uitdaging vormt, blijken het juist de processen binnen organisaties te zijn die voor vertraging zorgen. Vooral tijdens de configuratiefase, waarin de software wordt ingericht op basis van interne afspraken, komen de knelpunten naar boven.

Wij voeren jaarlijks meerdere implementaties uit van HR, Workforce Management en L&D software bij internationale organisaties in uiteenlopende sectoren en met variërende aantallen medewerkers. Eén patroon zien we daarbij steeds terug.

De configuratiefase, waarin het systeem wordt ingericht als digitale vertaling van bestaande processen, is zelden een puur technisch vraagstuk. In negen van de tien gevallen blijkt op dat moment: de organisatie is er procesmatig nog niet klaar voor. Het systeem is vaak al gekozen, de roadmap ligt er en het budget is goedgekeurd. De configuratiesessies staan ingepland per hoofdonderwerp. Maar zodra we concrete keuzes moeten maken, wie mogen overuren schrijven, wie keurt trainingsaanvragen goed, ontstaat er frictie. Niet omdat de software dat niet aankan, maar omdat die processen nooit helder zijn vastgelegd of gedeeld.

Processen lijken duidelijk, totdat je ze probeert te automatiseren
Voorafgaand aan de implementatie horen we vaak: “onze processen zijn helder, die staan op SharePoint” of “die hebben we vorig jaar nog beschreven”. Maar zodra we keuzes letterlijk zwart-wit moeten vastleggen in het systeem, ontstaat een ander beeld. Afdelingen blijken verschillende varianten te hanteren, er zijn uitzonderingen die nooit zijn gedocumenteerd, of teams interpreteren begrippen verschillend. Dan volgt meestal de zin: “we moeten dit intern nog verder bespreken”. En dat is vaak het begin van uitloop. 

De echte blokkade is geen tool, maar gebrek aan alignment
Software dwingt tot keuzes. En duidelijkheid is, hoe confronterend ook, vaak nog niet aanwezig. Organisaties moeten beslissingen nemen die ze jarenlang konden vermijden via handmatige processen, workarounds, Excel lijsten of uitzonderingsgericht werken. Digitaliseren betekent: geen zeven varianten meer, maar één gestandaardiseerde werkwijze die in de praktijk meer dan tachtig procent van de situaties dekt. Dat klinkt logisch, maar voelt voor velen als verlies van flexibiliteit. Het vereist afscheid van overtuigingen als “afdeling Y is anders dan X” of “wij kunnen niet zonder die uitzonderingen”.

Ook te veel willen vernieuwen kan een valkuil zijn
Aan de andere kant staat een groep die zegt: “nu we digitaliseren, laten we alles meteen opnieuw ontwerpen”. Ook dat werkt vaak vertragend. Want een compleet redesign zonder beslismandaat, draagvlak of impactanalyse leidt zelden tot verbetering. De meest succesvolle aanpak ligt bijna altijd tussen deze twee extremen: geen blinde digitale kopie van het verleden, maar ook geen volledige hertekening tijdens de configuratie.

Wat wel werkt, wat wij zien bij succesvolle klanten

1. Procesafspraken maken vóór configuratie, liever zeventig procent akkoord dan eindeloze discussie
2. Go of no go besliscriteria vastleggen per onderwerp, zo voorkom je open eindjes
3. Proces eigenaren met mandaat, geen delegated attendance maar echte besluitvorming
4. Een minority report lijst, uitzonderingen parkeren voor later, niet nu oplossen
5. Duidelijke scheiding tussen wat mee moet bij livegang en wat daarna kan, “we verbeteren dit later” is een geldige keuze

Conclusie, digitalisering is een verbetermoment
Het implementeren van HR, Workforce Management of L&D software is geen simpele digitaliseringsslag. Het is het moment waarop organisaties gedwongen worden procesvolwassen te worden. Implementatie = confrontatie. Niet technisch, maar organisatorisch. Software legt haarfijn bloot waar processen nog geen besluit kennen, en precies daar ligt de kans op verbetering. Het verschil tussen een systeem dat draait en een systeem dat echt waarde levert, zit niet in de techniek. Het zit in de volwassenheid van de keuzes die erin zijn vastgelegd.

Klaar om aan de slag te gaan?
Hulp nodig bij het in kaart brengen van processen, of klaar voor een volgende stap in HR Tech? Neem dan contact met ons op.

Sanne van Hoeij
Senior HR Technology Consultant
s.hoeij@crowefoederer.nl
LinkedIn