Hoe kom je als schoolbestuur tot een succesvolle fusie of samenwerking?

“Het is belangrijk om de tijd te nemen voor het proces”

De urgentie om samen te werken in de onderwijssector is hoog. Maar hoe navigeer je je als schoolbestuur of toezichthouder door het landschap van samenwerkingen en fusies, in combinatie met steeds veranderende wet- en regelgeving? Tijdens het webinar ‘Noodzaak, voordelen en aandachtspunten bij fusies en samenwerkingen in de onderwijssector’ werden precies die vragen beantwoord.

Sprekers Reinier Goedhart, beleidsadviseur Financiën & Verantwoording bij de PO-Raad en VO-Raad, Bart Vogels, Partner Audit & Assurance en Erik Boerekamp, Manager Due Diligence van Crowe Foederer bespraken de actuele politieke ontwikkelingen, vertelden waarom samenwerken of fuseren steeds belangrijker wordt en brachten het proces van een fusie in duidelijke stappen. “Het is heel belangrijk tijd te nemen voor het proces”, aldus Boerekamp.

Politieke ontwikkelingen
In het voorjaar heeft de minister van Onderwijs de Kamer geïnformeerd met een brief. “Die brief had als onderwerpregel herijking, sturing  funderend onderwijs”, vertelt Bart Vogels. “De minister benadrukte namelijk hoe belangrijk schaalvergroting en samenwerking is in de onderwijssector. De minister riep schoolbesturen en toezichthouders op om serieus na te denken over fusies en samenwerkingen. De overheid moet meer de regie in hand nemen. Dat zie je daar heel nadrukkelijk in terugkomen. De prioritaire thema’s moeten aangepakt worden. Dan gaat het over basisvaardigheden, kansenongelijkheid en tekort aan leraren en schoolleiders”, aldus Vogels.

Vereenvoudiging bekostiging
Samenwerking als de norm. Dat moet het worden, vertelt Reinier Goedhart. Het eerste onderwerp op de agenda is de ontwikkelingen op het gebied van samenwerking in het PO en VO. “We zien dat samenvoegen en samenwerken van scholen enigszins wordt gestimuleerd en gecompenseerd.” Hij legt uit: “Met de vereenvoudiging van bekostiging in 2023 is de regeling als volgt: als er sprake is van een substantiële samenvoeging en minimaal 25 procent van het totaal aantal leerlingen gaat mee in de samenvoeging of fusie, dan is daar bekostiging voor.” Toch constateert de PO-Raad veel onduidelijkheid. Dit komt omdat de Wet op het primair onderwijs (WPO) nog niet zo goed is ingericht op het samenvoegen van scholen die vallen onder verschillende besturen. Dat gaat bijvoorbeeld over de financiën. “Een tip: als u scholen gaat overnemen of u gaat een school overdragen naar een ander schoolbestuur, houd daar rekening mee en maak er goede afspraken over.”

Actualiteit
“De brief van de voormalige minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs begint met een soort probleemanalyse, die zich richt op de sturing”, ligt Goedhart toe. “De brief schetst een aantal scenario’s, waarbij scenario C is dat er geen schoolbesturen mogen bestaan.” Een wat vreemd scenario. “De discussie daarover ga ik niet aan”, zegt Goedhart dan ook.

Het Ministerie van OCW constateert dat de nadruk op het eigen belang van instellingen vaak ten koste gaat van het algemeen belang. “De focus ligt op het behoud van het brin-nummer, het registratienummer dat door OCW wordt uitgegeven. Zelfs als dat schadelijk is voor het grotere geheel. Dat is daarvan een voorbeeld.” Daarnaast leiden financiële prikkels, zoals de kleine scholentoeslag en opheffingsnormen tot concurrentie om leerlingen en leraren. OCW ziet ook dat het opheffen van scholen inefficiënt is en dat deze prikkels wellicht anders ingericht moeten worden. Dat om regionale samenwerking te bevorderen.

Oplossingen bedenken
Op 29 januari 2025 wordt er een Kamerdebat gehouden over deze analyse, maar ook de scenario’s voor oplossingen worden tegen het licht gehouden. Het ministerie van OCW stelt voor om de wettelijke taak van schoolbesturen te versterken. Een belangrijke aanbeveling is dat het maatschappelijke belang een grotere rol moet krijgen in de wettelijke taak van schoolbesturen, zodat bestuurders en toezichthouders nadrukkelijker kunnen worden aangesproken op hun regionale rol. Goedhart: “Er komt ook een evaluatie van stichting en instandhouding, vooral over zaken als de gemiddelde schoolgrootte.”

Het kabinet gaat met het regeerakkoord voort op dezelfde gedachtegang als in de brief. De bekostiging van kleine scholen, vooral in dichtbevolkte gebieden, wordt herzien. Deze scholen ontvangen mogelijk minder toeslag, terwijl scholen in dunbevolkte gebieden juist meer ondersteuning kunnen verwachten. Dit bekostigingsbeleid is bedoeld om samenwerking te stimuleren in de regio en zo het onderwijsaanbod doelmatiger te maken. Ook worden de voorwaarden voor het stichten en instandhouden van scholen geëvalueerd om een efficiëntere spreiding en samenhang te waarborgen. Deze koers ondersteunt het nieuwe kabinet en in het regeerakkoord, met een duidelijke nadruk op meer regionale samenwerking en versterking van onderwijsregio’s om het lerarentekort en andere problemen gezamenlijk aan te pakken.

Samenwerken is en wordt noodzakelijk
Bart Vogels legt uit dat samenwerking in de onderwijssector noodzakelijk is. Dat vanwege toenemende administratieve lasten, personeelstekorten en de behoefte aan specialisatie en efficiëntie. Dat vooral voor kleine scholen. De complexe HR-processen, financiële verantwoording en toename van dataverzameling vergroten de druk op besturen, terwijl grotere besturen juist schaalvoordelen en specialisatiemogelijkheden bieden.

De verdeling van verantwoordelijkheden tussen bestuur en toezichthouders en het opstellen van een verantwoordingskader is belangrijk. Een financieel gericht boekenonderzoek, ook wel due diligence genoemd, is essentieel om de financiële situatie van betrokken scholen door te lichten en risico’s te identificeren. Het is een van de ingrediënten om een fusie soepel te laten verlopen.

Proces
Erik Boerekamp neemt de deelnemers mee door het proces van een samenwerking of mogelijke fusie. “Het is heel belangrijk tijd te nemen voor het proces. Het gaat verder dan alleen financiën. Zo is het belangrijk dat je de goed de tijd neemt om naar een geschikte partij te zoeken. Zet je eigen onderwijsvisie en de onderwijsvisie van de mogelijke samenwerkingspartner naast elkaar en vergelijk deze. En bedenk van tevoren een gezamenlijke visie.” Er zijn verschillende vormen van samenwerkingen. Denk aan het samenvoegen van scholen of schoolbesturen. Of je kunt als twee stichtingen apart blijven opereren, maar de backoffice als één organiseren.

Bij een fusie tussen scholen of schoolbesturen is een fusie-effectrapportage verplicht, waarin de gevolgen van de fusie worden geanalyseerd. De rol van medezeggenschap is cruciaal. Hun instemming en goedkeuring zijn nodig en moeten tijdig worden meegenomen om vertragingen te voorkomen. Als laatste voert DUO een toetsing uit, waarvoor de fusie-effectrapportage vereist is.

Fusie-effectrapportage
Wat is dan zo’n fusie-effectrapportage? Boerekamp wijdt er een aparte slide aan. “Een fusie-effectrapportage is een brede rapportage die verder gaat dan alleen een financiële doorkijk. Het geeft inzichten in de motivatie van de fusie en de doelen van de fusie. Wat is de reden van een school of schoolbestuur? Het beschrijft de mogelijke gevolgen voor personeel en leerlingen en geeft vorm aan de communicatie en tijdsplanning van de samenwerking.” Het is van belang tijdig de medezeggenschap te betrekken, want hun toestemming is een van de vereisten.

Vaak komt bij een fusie ook een due diligence, oftewel een financieel boekenonderzoek kijken. “Het is een onderzoek naar de financiële situatie van de betrokken partij. Het is goed om potentiële financiële risico’s te identificeren. Een valkuil is het kijken naar het huidige financiële plaatje. Maar dat zegt niets over hoe de financiën van de combinatie eruit gaan zien over vijf jaar. Dan is het boekenonderzoek een belangrijk moment om door naar de toekomst te kijken.” Het vormt een basis voor verdere afspraken in de samenwerking, aldus Boerekamp.

De sprekers kwamen aan het eind van het webinar tot een conclusie. Samenwerking en fusies in de onderwijssector worden steeds noodzakelijker door politieke ontwikkelingen, administratieve lasten, personeelstekorten en de behoefte aan efficiëntie en specialisatie. Een succesvol proces vereist dan ook een grondige voorbereiding. Daarin zitten een  gezamenlijke visie, betrokkenheid van medezeggenschap en een zorgvuldige financiële en organisatorische analyse. Vogels: “Om dat alles kun je niet heen als je een samenwerking of fusie wilt opzetten.”