“De valkuilen van werken op afstand”

Thuiswerken is sinds de coronapandemie helemaal ingeburgerd. Maar waarom zou je tussen de vier muren van je huis blijven ploeteren als dat ook op Bali of Ibiza kan? Er zijn wel aardig wat spelregels als het gaat om belastingen en sociale zekerheid.

Een laptop en een fatsoenlijke internetverbinding. Veel meer heb je niet nodig om op afstand te kunnen werken. Dat ‘remote’ werken heeft allerlei voordelen. Je ontvlucht het gure Nederlandse weer, extra fijn met de huidige energietarieven. Je breidt je (internationale) netwerk uit. En een keer een wat ander uitzicht komt je creativiteit ongetwijfeld ook ten goede.

Communicatiemanager Maartje (40) zou niet anders meer willen. Zij werkt sinds bijna een jaar vanuit Ibiza voor een grote Nederlandse organisatie. ‘Ik heb altijd al een grote liefde voor Spanje gehad. Op een of andere manier begrijp ik het leven hier beter.’

Dat ze jarenlang toch in Nederland werkte, was puur rationeel. ‘Ik kon daar betere banen krijgen en gemakkelijker carrière maken. Maar Spanje bleef altijd trekken.’ Toen ze tijdens de pandemie merkte dat ze haar werk ook op afstand kon doen, greep ze haar kans. ‘Ik kreeg via vrienden op Ibiza een leuk huisje aangeboden en heb spontaan ja gezegd.’

Vooruitstrevende werkgever

Tot voor kort waren het vooral avontuurlijke freelancers die als digitale nomaden de wereld introkken. Maar nu we door al het thuiswerken hebben ervaren dat je je werk vaak prima vanuit huis kunt doen, lijken werkgevers er sneller in mee te gaan. Dat merkt ook Roeland van Esveld, partner bij advieskantoor Crowe Foederer.

Hij is gespecialiseerd in internationale loonheffingen en sociale zekerheid en docent aan de masteropleiding Human Resources and Global Mobility van de Erasmus Universiteit. ‘We krijgen tegenwoordig vrijwel dagelijks vragen van werkgevers over hoe ze dit op een goede manier kunnen regelen’, vertelt hij. ‘En je ziet ze stoeien met de vraag: “Wat sta ik wel en niet toe?”.’

Voor werkgevers lijkt het een goede zet om remote werken te faciliteren, zeker met het gevecht om talent op de arbeidsmarkt. Als bedrijf straal je zo toch uit dat je een vooruitstrevende werkgever bent die werknemers alle vertrouwen geeft.

Woonland en werkland

Maar het is niet zo dat je gewoon met een laptopje en een mobiele telefoon op het vliegtuig kunt stappen en daarmee de boel geregeld is. Allereerst is het belangrijk om te bepalen waar je belastingplichtig bent. Verplaats je je werkplek maar voor een korte termijn naar een ander land, dan blijft in principe Nederland je woonland. ‘Nederland mag in dat geval nog steeds belasting heffen over je volledige inkomen’, legt Van Esveld uit. ‘Of het land waar je werkt ook belasting mag heffen, hangt af van het belastingverdrag dat Nederland met dat land heeft gesloten. Die grens wordt, los van andere voorwaarden van het verdrag, in ieder geval bereikt als je meer dan 183 dagen per jaar of een 12-maandsperiode in het werkland verblijft.’ Dit geldt alleen als je, naar alle feiten en omstandigheden beoordeeld, nog steeds als inwoner van Nederland kan worden aangemerkt. ‘Bijvoorbeeld omdat je hier nog je huis en sociale netwerk hebt.’

Blijf je langer weg en word je inwoner van dat andere land, dan is uitgangspunt dat dat land belasting mag heffen over je volledige inkomen. Ook als dat van een bedrijf uit Nederland komt dus. De dagen dat je fysiek in Nederland werkt zijn dan wel hier belast.

Om te voorkomen dat je twee keer belasting betaalt over je inkomen, heeft Nederland met vrijwel alle landen belastingverdragen gesloten. Het overzicht vind je op nederlandwereldwijd.nl/belastingaangifte-buiten-nederland/verdragslanden. In zo’n verdrag is afgesproken welk land belasting heft over bepaalde inkomsten, zodat je niet dubbel belasting betaalt. De afspraken kunnen per land verschillen. Het verdrag van het land waar je naartoe gaat is dus verplicht leesvoer, wil je weten welke regels er gelden.

Sociale verzekeringen

In het buitenland werken kan ook gevolgen hebben voor je sociale verzekeringen, zoals de AOW, WW en Zorgverzekeringswet. Op rijksoverheid.nl staat een overzicht van die sociale verzekeringen. Als je in Nederland woont en werkt als werknemer, ben je hiervoor vrijwel altijd verplicht verzekerd. Woon en werk je in het buitenland, dan betaal je in principe daar premie en ben je daar verzekerd. Dat geldt in ieder geval voor landen binnen de Europese Unie, want daarover zijn afspraken gemaakt in een Europese Verordening.

In dat geval maak je dus ook gebruik van de sociale zekerheid in dat land als je ziek wordt of werkloos raakt. En die kan een stuk minder goed zijn dan in Nederland. Het is dus verstandig om uit te zoeken welke risico’s je loopt en je zo nodig bij te verzekeren. Zo kun je bijvoorbeeld een aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekering afsluiten bij een verzekeraar. En je onder voorwaarden vrijwillig verzekeren voor de AOW bij de Sociale verzekeringsbank (SVB, zie svb.nl), in de jaren dat je verplichte verzekering in Nederland is geëindigd. Dat geldt ook voor arbeidsongeschiktheid bij het Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV, zie uwv.nl).

Administratieve rompslomp

Met die sociale verzekeringen zijn we ook gelijk op het punt waarop het voor de werkgever ingewikkeld wordt. ‘Want dit heeft aardig wat gevolgen voor de bedrijfsvoering’, benadrukt Van Esveld. ‘De werkgever moet zich doorgaans in het land waar de werknemer verplicht sociaal verzekerd is registreren, om daar sociale premies te kunnen betalen. En dus ook in dat land een salarisadministratie optuigen.’ Ga daar maar aanstaan als het personeelsbestand over de halve wereld uitwaaiert.

Maar er is een uitweg: als je werkgever ervoor kiest je binnen de Europese Unie te detacheren, dan blijf je sociaal verzekerd in Nederland. Dat kan in beginsel voor maximaal 24 maanden. Je werkgever moet daarvoor een zogenoemde A1-verklaring aanvragen bij de SVB. Hetzelfde kan gelden voor landen buiten Europa waarmee Nederland een sociaal zekerheidsverdrag heeft gesloten. Zo’n detachering zorgt voor een stuk minder administratieve rompslomp voor de werkgever. Al kan die dat papierwerk ook uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf.

Goede afspraken

Daarnaast kunnen werkgevers en werknemers natuurlijk ook goede afspraken maken. Bijvoorbeeld over het aantal landen waar remote werken is toegestaan, zodat de administratieve last te doen blijft. Maar ook over hoe je op afstand een goede binding houdt met elkaar en weet waar iedereen mee bezig is.

‘Ik merk dat ik het nog belangrijker vind dan voorheen om me voor de volle 100 procent in te zetten en niet gemakzuchtig te zijn’, vertelt Maartje uit Ibiza daarover. Via Teams uiteraard, want dat is het afgelopen jaar haar hoofdcommunicatiemiddel. ‘Ik ben daar helemaal aan gewend, maar ik mis het live contact met collega’s en relaties wel. Het werkt soms toch beter als je elkaar af en toe live ziet en even samen luncht. Dan zit je niet zo in dat “vergaderkader” en kom je toch wat meer te weten over elkaar.’ Daarom reist ze af en toe af naar Nederland. Ze plant haar kantoordagen dan zo efficiënt mogelijk in, zodat ze zoveel mogelijk collega’s en relaties spreekt. Ook hierover kunnen werkgever en werknemer samen goede afspraken maken.

Alles bij elkaar moet er dus aardig wat geregeld en besloten worden voor je je koffer kunt pakken en af kunt reizen naar je exotische nieuwe werkplek. Maar daar krijg je als het meezit veel voor terug. Voor Maartje is dat zeker het geval. ‘Ik heb een fijne baan in Nederland en woon toch in het land waar ik me zo gelukkig voel. Ik voel me enorm bevoorrecht.

Net over de grens

Woon je in bijvoorbeeld Frankrijk of België en werk je voor een Nederlands bedrijf? Dan maakt het veel uit hoeveel dagen je per maand of jaar vanuit je huis werkt. Want doe je je werk voor ten minste 25 procent in je woonland, dan ben je in principe daar sociaal verzekerd. En anders gewoon hier in Nederland. Dat laatste kan voordelig zijn, want de sociale premies zijn in de genoemde landen niet gemaximeerd, zoals in Nederland, en liggen vaak een stuk hoger dan hier. En je werkgever hoeft zich dan ook niet te registreren in je woonland en daar geen salarisadministratie op te tuigen. Klap je liever in Zuid-Europa je laptop open, dan heb je waarschijnlijk weinig aan deze 25-procentregel.

Bron