Belangrijke informatie m.b.t. de loonadministratie

Dit jaar is er wederom veel veranderd op HR en payroll gebied: nieuwe wetgeving zorgt voor meer complexiteit in de salarisadministratie, de digitalisering van HR processen zet in rap tempo door, er ontstaan steeds meer slimme koppelingen met de salarissoftware en ook data gedreven payroll en HR inzichten worden belangrijker voor bedrijven.

Salaris december 2022
In de meeste gevallen worden de salarissen voor de feestdagen betaald. Hierdoor wordt de salarisverwerking in veel gevallen vervroegd. Om te verzekeren dat de salarisrun over de maand december 2022 tijdig verwerkt wordt, vragen wij u om eventuele mutaties over deze periode uiterlijk 12 december 2022 aan te leveren. Indien dit voor u niet haalbaar is, neemt u dan even contact op met uw salarisadviseur.

Opstarten salarisadministratie 2023
U ontvangt binnenkort van de belastingdienst de beschikking Werkhervattingskas 2023 en de bijbehorende specificatie. Wij hebben deze beschikking nodig om uw salarisadministratie met de juiste percentages op te starten. Daarnaast zullen wij een controle doen op eventueel toegerekende uitkeringen. Mocht er bij uw beschikking sprake zijn van een verhoogd premiepercentage zullen wij contact met u opnemen.

Uw pensioen- of andere verzekeringen sturen u normaliter ook de nieuwe premiepercentages. Ook deze kunnen van belang zijn voor het juist opstarten van de salarisadministratie. Ontvangt u deze gegevens stuur deze dan ook door naar uw salarisadviseur.

Salariswijzigingen en mutaties januari 2023
Het opstarten van de salarisadministratie in de maand januari vergt altijd extra handelingen, zoals bijvoorbeeld het invoeren en controleren van alle nieuwe premiepercentages. Hierdoor zal de doorlooptijd van uw salarisadministratie langer zijn dan u van ons gewend bent.

Wij vragen u vriendelijk om ook voor de maand januari 2023 eventuele mutaties zo vroeg mogelijk aan te leveren.

Afrekening Werkkostenregeling (WKR) 2022
Uiterlijk in de loonaangifte van de maand februari 2023 dienen wij, indien er sprake is van een overschrijding van de vrije ruimte in de werkkostenregeling van het afgelopen jaar, de verschuldigde eindheffing aan te geven.

Indien u een overschrijding heeft, verzoeken wij u deze tijdig aan ons mede te delen. Heeft u ondersteuning nodig bij de inhoudelijke verwerking van de werkkostenregeling? Laat het ons dan weten. Wij hebben specialisten in ons team die u graag willen helpen bij uw vragen. 

Belangrijkste wijzigingen 2023

Minimumloon 1 januari 2023
De bedragen van het wettelijk minimumloon stijgen per 1 januari 2023 met  10,15%.

Bedragen minimumloon per januari 2023:

Maand-, week-, daglonen

Leeftijd	Staffeling	per maand	per week	per dag
21 jaar en ouder	100%	€  1.934,40	€  446,40	€ 89,28
20 jaar	80%	€  1.547,50	€  357,10	€ 71,42
19 jaar	60%	€  1.160,65	€  267,85	€ 53,57
18 jaar	50%	€      967,20	€  223,20	€ 44,64
17 jaar	39,50%	€      764,10	€  176,35	€ 35,27
16 jaar	34,50%	€      667,35	€  154,00	€ 30,80
15 jaar	30%	€      580,30	€  133,90	€ 26,78

 
Uurlonen

Leeftijd	36 uur p/w	38 uur p/w	40 uur p/w
21 jaar en ouder	€       12,40	€       11,75	€       11,16
20 jaar	€          9,92	€          9,40	€          8,93
19 jaar	€          7,45	€          7,05	€          6,70
18 jaar	€          6,20	€          5,88	€          5,58
17 jaar	€          4,90	€          4,65	€          4,41
16 jaar	€          4,28	€          4,06	€          3,85
15 jaar	€          3,72	€          3,53	€          3,35

Werkkostenregeling 2023
Voor 2023 zou de vrije ruimte in de WKR  1,92% tot een loonsom van € 400.000 hebben gegolden. Over het meerdere boven de € 400.000 geldt een vrije ruimte van 1,18%.

Voor het jaar 2023 heeft de overheid besloten om een verruiming toe te passen naar 3% over de loonsom tot €400.000. Daarboven blijft de 1,18% van toepassing. In 2024 daalt de vrije ruimte  waarschijnlijk weer. Uiteraard houden wij u op de hoogte.

Gebruikelijk loon DGA
Vanaf 1 januari 2023 moet het DGA-salaris 100% overeenkomen met het loon van iemand in een vergelijkbare functie. In 2022 was dit nog 75%. Het loon moet eveneens voldoen aan 100% van het loon van de werknemer met het hoogste salaris en  is minimaal een fiscaal jaarloon van  € 51.000. Dit kan gevolgen hebben voor uw salaris.

Heeft u inhoudelijke vragen over de wijzigingen van het gebruikelijk loon? Laat het ons dan weten. Onze DGA desk helpt u graag.

Thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding per kilometer
Vanaf 1 januari 2023 wordt de maximale belastingvrije kilometervergoeding opgehoogd naar € 0,21 per kilometer. De belastingvrije thuiswerkvergoeding bedraagt dan maximaal €2,15 per dag.

Geeft u ons tijdig door of u uw vergoedingen wilt aanpassen. Raadpleeg daarbij tevens ook de afspraken in de arbeidsovereenkomst, cao of arbeidsvoorwaardenreglement.

Let op, wij passen de vergoeding niet automatisch aan, omdat het niet verplicht is om deze norm bedragen uit te keren tenzij het in de CAO vermeld staat.

UWV uitkeringen
Als werkgever heeft u steeds vaker te maken met UWV uitkeringen. Dikwijls worden deze uitkeringen aan de werkgever betaald, waarbij de werkgever deze uitkering doorbetaald aan de werknemer. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het betaald ouderschapsverlof, het zwangerschapsverlof, het aanvullend geboorteverlof en de ziektewet uitkering.

De UWV uitkering heeft een bijzonder karakter in de loonadministratie. Om dit juist te verwerken hebben wij ook de beschikkingen nodig die u van het UWV ontvangt. Stuurt u ons deze ten alle tijden door.

Transitievergoedingen
We krijgen regelmatig vragen over de transitievergoeding. Hieronder hebben we regels beschreven als opfrisser of geheugensteuntje. Mocht u nog vragen hebben laat het ons dan weten, wij helpen u graag verder.

Als u het initiatief neemt om uw werknemer te ontslaan of zijn contract niet te verlengen, dan heeft uw werknemer recht op een vergoeding. Dit geldt ook in de situatie dat u een medewerker ontslaat in de proeftijd of zijn/haar contract niet verlengt.

Soms staan er afwijkende afspraken in de CAO, dit kunt u nalezen in de CAO. Deze vergoeding heet de transitievergoeding. Een werknemer kan de transitievergoeding bijvoorbeeld gebruiken om zich om te scholen of om een eigen bedrijf te beginnen.

Werknemers kunnen sinds 1 januari 2020 direct een transitievergoeding krijgen als het dienstverband op initiatief van de werkgever wordt beëindigd. Voor iedereen geldt een opbouw van een derde maandsalaris per dienstjaar.

De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het aantal jaren (of een deel daarvan) dat uw werknemer in dienst is geweest. De vergoeding is vanaf 1 januari 2022 maximaal € 86.000. Behalve als een werknemer meer dan € 86.000 per jaar verdient. Dan is de maximale vergoeding gelijk aan 1 jaarsalaris.

Als u een werknemer ontslaat, kunt u soms compensatie krijgen voor de transitievergoeding. Dit geldt bij ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid of bedrijfsbeëindiging. Bij langdurige arbeidsongeschiktheid kan dit ook met terugwerkende kracht bij dienstverbanden die zijn geëindigd vanaf 1 juli 2015.

Uw werknemer kan tot drie maanden na de uitdienstdatum u verzoeken om de transitievergoeding te betalen. Indien uw werknemer zich niet binnen deze drie maanden bij u gemeld heeft, bent u de betaling niet meer verplicht verschuldigd.

Wet Transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden
Sinds 1 augustus 2022 geldt er voor werkgevers een aparte opgaveverplichting. Deze verplichting bestaat naast de arbeidsovereenkomst. Door de wetswijziging moeten van meer gegevens opgave worden gedaan. Dit is breed en gaat onder meer  ontslagrecht, maar ook over de uitleg van een proeftijdbeding, scholing, de al of niet aanwezige pensioenregeling en de functie. Al bij al is bij een complete opgave sprake van een (veel) langer document dan de arbeidsovereenkomst zelf. Ook als dat al een uitgebreid document is. 

De sanctie op het niet voldoen aan de opgaveverplichting is dat de werkgever aan de werknemer de schade moet vergoeden die de werknemer lijdt als gevolg van het feit dat de werkgever niet aan de opgaveverplichting heeft voldaan. Onder omstandigheden kan dit betekenen dat werknemers een claim op de werkgever kunnen krijgen in gevallen waarin zij die anders niet zouden hebben.

Vanwege een mogelijke schadeclaim in de toekomst, doet de werkgever er verstandig aan om te zorgen voor bewijs dat de schriftelijke opgave is gedaan. Met de samenstelling van een dergelijke opgave kunnen we u van dienst zijn. Ook kunt u met ons contact zoeken voor aanvullende informatie. 

De Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden heeft behalve voorgaande gevolgen ook betrekking op nevenwerkzaamheden, studiekosten en voorspelbare vorm van arbeid (bij oproepcontracten). 

Tot slot 
Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met uw vaste contactpersoon