9 tips voor omgaan met thuiswerken

Een blog door Iris Smit, Junior HR adviseur 

---

Nu het einde van de coronamaatregelen in zicht zijn, wordt bij veel werkgevers hybride werken het nieuwe uitgangspunt. Bij een hybride werkvorm wordt het werken vanuit huis en op kantoor gecombineerd. Voor werkgevers is er werk aan de winkel om deze werkvorm zo goed mogelijk in te richten en hierbij te letten op het mentale welzijn en werkgeluk van werknemers. In deze blog ga ik in op hoe je dit als werkgever het beste kunt doen.

Er is de laatste tijd veel veranderd in de manier van werken. Door de coronacrisis zijn werknemers steeds vaker thuis gaan werken. Nu de crisis (hopelijk) ten einde loopt wordt thuiswerken normaal en wordt hybride werken het nieuwe uitgangspunt. Dit gaat gepaard met nieuwe uitdagingen. Uit onderzoek van het CNV blijkt dat thuiswerken kan zorgen voor een toename in stress onder werknemers. Eén op de drie werknemers geeft aan meer stress te ervaren tijdens het thuis werken, in de dienstverlenende sector is dit zelfs bijna de helft. Naast stress vinden werknemers het lastig om een goede werk-privé balans te behouden. Daarnaast voelen zij zich sneller eenzaam en zwakt de ontwikkeling van de werknemers af.

Maar ook de positieve beleving van thuiswerken blijkt uit diverse onderzoeken. Zo ervaren werknemers meer vrije tijd door de besparing op de reistijd. Daarnaast geeft thuiswerken hen een hoger gevoel van autonomie en levert het, afhankelijk van de omstandigheden thuis, een hogere productiviteit op dan op kantoor. Ook blijkt uit een onderzoek van diverse arbodiensten dat er veel minder ziekteverzuimmeldingen worden ingediend wanneer thuiswerken mogelijk is.

De voor- en nadelen van het thuiswerken komen ook mij bekend voor. Al ruim een jaar werk ik voornamelijk vanuit huis, in mijn eetkamer van zeven vierkant meter. In het begin ruimde ik mijn laptop en computerscherm na de werkdag op zodat de eetkamer weer een gezellige plek was. Nu liggen mijn werkspullen vaak de hele week op de hoek van de eettafel. Ik miste de interactie en gezelligheid met mijn collega’s. Nu wij weer wat meer naar kantoor kunnen gaan, voelt dit voor mij als een dagje uit! Aan de andere kant wil ik ook niet meer terug naar 5 dagen op kantoor. Wanneer ik thuiswerk vind ik het heerlijk om tussen de middag te wandelen of te sporten. Daarnaast ervaar ik dat ik thuis makkelijker ongestoord door kan werken zonder de regelmatige babbeltjes met collega’s.

Naar mijn mening is de uitdaging van het hybride werken dan ook om als werkgever te kijken naar hoe je de nadelen van thuiswerken kan minimaliseren terwijl je de voordelen van thuiswerken zo veel mogelijk kan benutten. Hiervoor geef ik 9 tips!

Hoe voorkom je stress en behoud je een gezonde werk-privé balans voor werknemers?

Wanneer werknemers thuiswerken kunnen zij de structuur van hun dag grotendeels verliezen. Ze missen bijvoorbeeld de natuurlijke overgang van privé naar werk door de reis die zij van huis naar de werkplek maken. Hierdoor kunnen zij hun werk ook minder goed afsluiten, doordat ze als het ware op de “werkplek” blijven. Bovendien zijn sommige werknemers bang dat hun werk niet zichtbaar genoeg is, waardoor ze voortdurend harder en/of langer werken om zichzelf te bewijzen. Al met al kan dit stress opleveren en vervaagt de scheiding tussen werk en privé.

Het is de uitdaging om als werkgever het gevoel van stress te verminderen en tegelijkertijd de werknemers een gevoel van autonomie te geven. De volgende vier tips kunnen daarbij helpen:

1. Verwachtingen managen: Maak als werkgever de verwachtingen van het werk duidelijk, zodat werknemers, ook bij thuis werken, weten waar zij aan toe zijn. Communiceer eventueel gemaakte werkafspraken ook duidelijk met de rest van het team.
2. Werkdag flexibel inrichten: Geef werknemers de regie in handen om hun werkdag flexibeler in te delen. Voor werknemers met kinderen kan het bijvoorbeeld prettig zijn om ’s middags een paar uurtjes vrij te nemen, welke in de avond worden ingehaald. Andere werknemers die thuis werken hebben er baat bij om hun werkdag eerder te beginnen, zodat zij tussen de middag even kunnen sporten of een rondje kunnen lopen om even weg te zijn van de werkplek.
3. Spreek waardering uit: Zorg ervoor dat waardering voor het opgeleverde werk wordt uitgesproken. Positieve feedback zorgt voor een positiever gevoel bij werknemers, waardoor zij meer werkgeluk ervaren.
4. Een vinger aan de pols houden: Laat de leidinggevende regelmatig polsen bij de teamleden hoe zij het thuiswerken ervaren en wat zij eventueel nodig hebben om thuiswerken succesvoller te maken. Het is belangrijk dat de leidinggevende aangeeft dat hij of zij het welzijn van het team belangrijk vindt en dat hij/zij hierin wilt ondersteunen waar mogelijk.

Hoe creëer je een versterkt gevoel van verbondenheid en sociaal support onder werknemers?

Wanneer werknemers elkaar niet regelmatig fysiek zien, kan de verbinding in het team afzwakken. Door een gebrek aan verbinding met collega’s raken werknemers eerder emotioneel uitgeput, worden ze cynischer, ervaren zij meer stressklachten en voelen zij zich minder verbonden met de werkgever. Wat kan de werkgever hierin betekenen?

1. Plan voldoende fysieke ontmoetingen in: Fysieke ontmoetingen zijn belangrijk voor het teamgevoel en de eenheid in een team. Plan daarom structurele momenten in waarop iedereen van het team aanwezig is op kantoor. Deze momenten kunnen benut worden voor bijvoorbeeld een weekstart, maar ook voor bijvoorbeeld een lunch of borrel, mindfulness sessies en pub quizzen. Door ervoor te zorgen dat de werknemer meer sociale prikkels ervaart, is de kans kleiner dat hij het plezier in zijn werk verliest.
2. Plan voldoende tijd voor meetings: Mochten meetings toch online plaatsvinden, zorg er dan voor dat meetings wat ruimer ingepland worden, zodat er ook een gezellig babbeltje kan worden gemaakt. In online of telefonische meetings is men geneigd de gesprekken zakelijker te houden dan tijdens face-to-face contact. De leidinggevende kan een verbindende factor spelen, zodat collega’s betrokken blijven bij het team. Dit komt uiteindelijk het werkgeluk van werknemers ten goede.

Hoe zorg je ervoor dat werknemers zich kunnen blijven ontwikkelen?

Met de komst van het hybride werken is er ook behoefte aan nieuwe soorten competenties. Het thuiswerken vraagt om meer zelfstandigheid, een hoger verantwoordelijkheidsgevoel en aanpassingsvermogen. Daarnaast is bijvoorbeeld netwerken binnen de organisatie lastiger, maar tevens belangrijker.

Het is belangrijk als werkgever hier op in te spelen, zodat de werknemer zo goed mogelijk de voordelen van het deels thuiswerken kan benutten. Hoe doe je dat als werkgever?

1. Koppel werknemers aan een (meer senior) buddy: Zorg ervoor dat de werknemers eventueel hun aanpak voor een vraagstuk van tevoren bespreken met de buddy. Na afronding van de werkzaamheden kunnen werknemers hun werk dan met de buddy reviewen. Zo kunnen werknemers, ook op dagen die zij thuiswerken, voldoende feedback krijgen op hun werk.
2. Investeer in trainingen: Om de competenties die belangrijker zijn geworden door het thuiswerken te versterken onder werknemers doe je er als werkgever goed aan in trainingen te investeren. Denk aan trainingen op het gebied van bijvoorbeeld gespreksvaardigheden, persoonlijk leiderschap of time management.
3. Maak gebruik van micro-learning op afstand: Dit zijn korte leermomenten via interne informatieve overleggen, webinars, podcasts, infographics en quizzen.

Tenslotte, denk als werkgever out-of-the-box. Het nieuwe hybride werken vraagt om nieuwe oplossingen. Hou er rekening mee dat behoeftes van werknemers verschillen. Ga daarom met jouw werknemers in gesprek en peil bij hen wat zij nodig hebben.

Binnen Crowe hebben wij de kennis in huis om mee te denken over interne communicatie op verschillende gebieden. Wij hebben een effectieve aanpak op het gebied van hybride werken, verzuim, duurzame inzetbaarheid en talent management, welke flexibel en schaalbaar in te zetten is.

Wil je meer weten over hoe om te gaan met thuiswerken? Neem dan contact met mij op!