11 tips voor werkgevers over omgaan met thuiswerken

Het is duidelijk dat er voor werkgevers werk aan de winkel is om het mentale welzijn van werknemers te verbeteren. In deze blog ga ik in op hoe je dit als werkgever het beste kunt doen.

Een blog door Iris Smit, Junior HR Adviseur bij Crowe Foederer

Er is de laatste tijd veel veranderd in de manier van werken. Door de coronacrisis zijn werknemers steeds vaker thuis gaan werken. Nu de crisis (hopelijk) ten einde loopt wordt thuiswerken normaal en wordt hybride werken het nieuwe uitgangspunt. Dit gaat gepaard met nieuwe uitdagingen. Uit onderzoek van het CNV blijkt dat thuiswerken zorgt voor een toename in stress onder werknemers. Eén op de drie werknemers geeft aan meer stress te ervaren, in de dienstverlenende sector is dit zelfs bijna de helft. Naast stress vinden werknemers het lastig om een goede werk-privé balans te behouden. Daarnaast voelen zij zich sneller eenzaam en zwakt de ontwikkeling van de werknemers af.

Ook mij komt de impact van thuiswerken bekend voor. Al ruim een jaar werk ik voornamelijk vanuit huis, in mijn eetkamer van zeven vierkant meter. In het begin ruimde ik mijn laptop en computerscherm na de werkdag op zodat de eetkamer weer een gezellige plek was. Nu liggen mijn werkspullen vaak de hele week op de hoek van de eettafel. Afleidingen – zoals de wasmachine die klaar is of de pakketjesbezorger die aanbelt – liggen op de loer. Ik mis de interactie en gezelligheid met mijn collega’s. Die ene keer per week dat ik toch naar kantoor ga, voelt voor mij als een uitje.

Hoe behoud je een gezonde werk-privé balans voor werknemers?

Werknemers zijn de structuur in hun dag grotendeels verloren. Ze missen bijvoorbeeld de natuurlijke overgang van privé naar werk door de reis die zij van huis naar de werkplek maken. Hierdoor kunnen zij hun werk ook minder goed afsluiten, doordat ze als het ware op de “werkplek” blijven. Bovendien zijn sommige werknemers bang dat hun werk niet zichtbaar genoeg is, waardoor ze voortdurend harder en/of langer werken om zichzelf te bewijzen. Al met al vervaagt hierdoor de scheiding tussen werk en privé.

Als werkgever kun je werknemers op verschillende manieren ondersteunen in het versterken van hun regie in een gezonde werk-privé balans. Hieronder noemen we er zes.

1. Het advies is dat een leidinggevende minstens één keer per week bij teamleden polst hoe zij zich voelen en wat zij eventueel nodig hebben om zich geholpen te voelen. Zorg er daarbij voor dat leidinggevenden zich bewust zijn van signalen van emotionele onbalans bij werknemers.
2. Maak als werkgever de verwachtingen van het werk duidelijk, zodat werknemers weten waar zij aan toe zijn. Communiceer eventueel gemaakte werkafspraken ook duidelijk met de rest van het team.
3. Geef werknemers de regie in handen om hun werkdag flexibeler in te delen. Voor werknemers met kinderen kan het bijvoorbeeld prettig zijn om ’s middags een paar uurtjes vrij te nemen, welke in de avond worden ingehaald. Andere werknemers hebben er baat bij om hun werkdag eerder te beginnen, zodat zij tussen de middag even kunnen sporten of een rondje kunnen lopen om even weg te zijn van de werkplek.
4. Zorg ervoor dat waardering voor het opgeleverde werk wordt uitgesproken. Positieve feedback zorgt voor een positiever gevoel bij werknemers, waardoor zij meer werkgeluk ervaren.
5. Deel tips voor werknemers die kinderen hebben. Ga hierbij in op hoe zij hun werk en gezinsleven in tijden van corona op elkaar kunnen afstemmen.
6. Geef werknemers toegang tot coaching en/of een vertrouwenspersoon, zodat zij zich op een comfortabele manier bij iemand kunnen melden wanneer zij mentale klachten ervaren.

Hoe ga je om met eenzaamheid en een verminderd gevoel van sociaal support onder werknemers?

Werknemers die thuis werken missen de verbinding met hun collega’s en ervaren minder sociale support. Hierdoor raken werknemers eerder emotioneel uitgeput, worden ze cynischer, ervaren zij meer stressklachten en voelen zij zich minder verbonden met de werkgever. Wat kan de werkgever hierin betekenen?

1. Moedig werknemers aan tot communicatie via de telefoon of via een online videogesprek in plaats van via e-mail of chat. Zo blijven ze zich meer verbonden met elkaar voelen.
2. In online of telefonische meetings is men geneigd de gesprekken zakelijker te houden dan tijdens face-to-face contact. Zorg ervoor dat leidinggevenden meetings iets ruimer inplannen, zodat er ook een gezellig babbeltje kan worden gemaakt. De leidinggevende kan hierin een verbindende factor spelen, zodat collega’s betrokken blijven bij het team. Dit komt uiteindelijk het werkgeluk van werknemers ten goede.
3. Bouw structurele contactmomenten in door een gezamenlijke weekstart te organiseren waarin de bezigheden van het team besproken worden. Plan daarnaast bijvoorbeeld vaste online koffiemomentjes, een virtuele vrijdagmiddagborrel, online mindfulness sessies en teamquizzen in. Door ervoor te zorgen dat de werknemer meer sociale prikkels ervaart, is de kans kleiner dat hij het plezier in zijn werk verliest.

Hoe zorg je ervoor dat werknemers zich kunnen blijven ontwikkelen?

Volgens het 70:20:10 model vindt 70% van het leren op de werkplek plaats, 20% van het leren komt tot stand door sociale interacties met collega’s en 10% bestaat uit formele leertrajecten zoals cursussen en trainingen. Door het thuiswerken missen werknemers een groot deel van de ontwikkeling op de werkplek en de interactie met collega’s. Het thuiswerken vraagt om meer zelfstandigheid en maakt het voor werknemers lastiger om advies of hulp te vragen bij collega’s en leidinggevenden. Hoe kan de werkgever ervoor zorgen dat werknemers zich kunnen blijven ontwikkelen?

1. Koppel werknemers aan een (meer senior) buddy. Zorg ervoor dat de werknemers eventueel hun aanpak voor een vraagstuk van tevoren bespreken met de buddy. Na afronding van de werkzaamheden kunnen werknemers hun werk dan met de buddy reviewen.
2. Maak gebruik van micro-learning op afstand. Dit zijn korte leermomenten via interne informatieve overleggen, webinars, podcasts, infographics en quizzen.

Tenslotte, zorg ervoor dat praten over mentale problemen genormaliseerd wordt. Communiceer binnen teams over het belang van mentaal welzijn, zodat er een sfeer wordt gecreëerd waarin mensen open over dit onderwerp kunnen praten.

Binnen Crowe hebben wij de kennis in huis om mee te denken over interne communicatie op verschillende gebieden. Wij hebben een effectieve aanpak op het gebied van hybride werken, verzuim, duurzame inzetbaarheid en talent management, welke flexibel en schaalbaar in te zetten is. Graag denken wij mee om het mentale welzijn van uw werknemers te verbeteren. Immers is een gelukkige en gezonde werknemer een productievere werknemer!