“Meedoen met de grote jongens kan alleen als je alles op orde hebt”
Stedelijk Museum Alkmaar is één van de oudste musea in Nederland en verbindt mensen, kunst en geschiedenis. Het museum presenteert een fraaie collectie oude en moderne kunst, kunstnijverheid en stadsgeschiedenis. Een aantal jaar geleden, in 2014, verzelfstandigde het museum: het was niet langer een gemeentelijke afdeling. Crowe Foederer adviseerde en hielp daarbij met de inrichting van de personeels- en salarisadministratie.
Verbinden
Peter Sieben, hoofd financiën en bedrijfsvoering, schreef als zzp’er voor de verzelfstandiging van het museum een concept voor de administratie en financiële bedrijfsvoering. “Ik leerde iemand van Crowe Foederer bij toeval kennen tijdens een onderzoek voor het theater van Alkmaar, waar ik ook voor werkte. Dat ging ook verzelfstandigen. Hij vertelde wat meer over Crowe en toen ik later bij de verzelfstandiging de personeelsadministratie moest opzetten en daar een salarispakket voor nodig had, hebben we ook contact gezocht met Crowe. Hun offerte voor het museum en het theater kwam als beste uit de bus. Zo kwam onze samenwerking tot stand.”
Na een jaar als interimmanager bij het museum is Sieben in loondienst getreden; het bestaan als zzp’er zegde hij graag op voor zo’n plek als het museum. “Ik wilde me langer verbinden aan het museum. Ik had al ervaren dat loondienst en interim-management steeds meer op elkaar zijn gaan lijken. Bovendien is het zo dat als je een plan schrijft, je de klus eigenlijk ook wil afmaken.”
Intussen werken er 32 mensen bij het museum net als Sieben in loondienst. Er werken ook tientallen vrijwilligers: elk jaar worden er minimaal 120 kerstpakketten uitgedeeld aan alle betrokkenen. Sieben: “32 medewerkers in vaste dienst is net te weinig om zelf een complete personeelsadministratie intern op te tuigen. Daar kunnen we niet iemand voor aannemen. Bovendien heb ik het graag ontzorgd. De uitbesteding aan Crowe gaat echt perfect, er zitten werkelijk nooit fouten in de administratie.” Hij lacht: “En ik kijk alle stroken na!” Om de week komt iemand van Crowe een dagdeel naar het museum voor overleg. “De uitvoering van het werk gebeurt natuurlijk daar op kantoor, maar het is wel prettig dat we een vast aanspreekpunt hebben: Cato Boerma en Johan van Kleef kennen ons en wij kennen hen. En de continuïteit is goed geregeld, de dossiers zijn eenvoudig overdraagbaar.”
Expertise binnen handbereik
Voor meer zaken klopt Sieben inmiddels bij Crowe aan, zoals voor arbeidsjuridische kwesties. Niet dat die elke week spelen, maar het is handig om te weten dat die expertise binnen handbereik is bij Crowe Foederer, zo vindt Sieben. Hij voegt eraan toe: “Ik was overigens ook blij verrast te ontdekken dat Crowe Foederer ook een team in huis heeft met kennis over HR en planningssoftware. Wij werkten nog steeds met excel-bestanden voor de vakantiekaarten, en het rooster van de suppoosten kon ook wel een update gebruiken. Daar bleek dus gewoon een oplossing voor te bestaan die wij nog niet kenden! Bovendien dacht ik dat planningssoftware op maat kostbaar zou zijn, maar dat is helemaal niet zo.”
Topsport
Directeur Patrick van Mil kwam later dan Sieben bij Stedelijk Museum Alkmaar werken, dus het begin van de omslag naar een zelfstandige organisatie maakte hij niet mee. Een van zijn doelen is het museum bekender te maken bij een breed publiek. “Als je gaat voor inhoudelijke groei, betekent dat iets voor de achterliggende processen”, legt hij uit. “Meedoen met de grote jongens kan alleen maar als je de technische dienst, de marketingcommunicatie, de beveiliging, personele zaken en alle andere onderdelen van je organisatie op niveau hebt. Het is wat dat betreft net topsport. Ik vergelijk het wel eens met de bovenste helft van de eredivisie: je moet de professionaliteit hebben om mee te doen en de maximale expertise van je organisatie kunnen benutten. Maar er zit maar tot op zekere hoogte rek in die organisatie.
We moeten van veel markten thuis zijn en met 32 medewerkers heb je grenzen, dan zijn ook experts van buitenaf nodig. We moeten bijvoorbeeld eigenlijk een eigen conservator voor moderne kunst in huis hebben. Die hebben we nu nog niet en daar hebben we ook de formatie nog niet voor. We organiseren nu alles zelf. Gelukkig kunnen we een aantal andere zaken wél uitbesteden, zoals in toenemende mate personeelszaken en ict.”
Personeelsvergaderingen
Ondanks deze ambities vinden Van Mil en Sieben het belangrijk dat ‘hun’ museum ook down to earth blijft. Dat herkennen ze ook in Crowe Foederer, vertelt Sieben. “Wij hoeven geen afdeling HRM in hoofdletters. Wij willen gewoon personeelszaken. Dat past bij ons, en dat herkennen ze bij Crowe. Wij hebben bijvoorbeeld geen OR. Niet dat we daar tegen zijn, maar de medewerkers zelf hebben daar geen behoefte aan. We hebben regelmatig personeelsvergaderingen, zoals we die noemen. Daar kan iedereen onderwerpen voorbereiden en/of aankaarten die hij of zij belangrijk vindt.”
Wat in een bevlogen, culturele organisatie als die van Stedelijk Museum Alkmaar wel op de loer ligt, vindt Van Mil, is dat de onderlinge verhoudingen heel erg familiair worden. “Dan zou je elkaar niet meer professioneel kunnen aanspreken op bepaalde zaken, terwijl dat in een gezonde organisatie wel moet. Dus ik let erop dat we dat ook doen, er moet een goede balans zijn tussen professioneel handelen en een onderlinge verbondenheid en betrokkenheid. Die hebben we hier.”