Vijf aandachtspunten bij remote werken in Nederland

De coronapandemie heeft remote werken versneld. Maar nu gaan we pas echt beginnen. Bedrijven moeten antwoord geven op de structurele vragen die remote werken met zich meebrengt. Hoeveel mogen uw werknemers thuiswerken? Wat vindt u toelaatbaar? Welke vergoedingen mag u geven? Maar ook: Wat gaat u doen met binding van werknemers met uw organisatie? Hoe zorgt u dat uw mensen gemotiveerd blijven? Hoe behoudt u de loyaliteit van uw werknemers? Kortom wat zijn belangrijke aspecten als het gaat over remote werken in Nederland.

1. Stel een duidelijke policy op

Ten eerste wilt u een duidelijke strategie hebben. Dat biedt een houvast voor uw huidige werknemers en voor potentiële nieuwe werknemers. Waar ligt voor u de grens? Sommige bedrijven zullen de werknemer helemaal vrijlaten. Mensen die fulltime op kantoor willen komen, komen fulltime naar kantoor. En mensen die het prettig vinden fulltime thuis te werken, komen enkel af en toe nog langs. Veel bedrijven zullen toch meer controle willen behouden. Zij zullen bijvoorbeeld kiezen voor minimaal fify fifty.

Let wel: u zult wellicht ingehaald worden door de talenten van de toekomst. Het kan zo gebeuren dat, gezien de krapte op de arbeidsmarkt, de werkgever niet meer leidend en eisend is, maar dat het talent bepaalt. Dat zal afhangen van het soort werk, de branche en of uw organisatie internationaal georiënteerd is. U moet bij het opstellen van uw strategie rekening houden met al deze variabelen.

2. Uw kantoor wordt flexibeler

Wat doet u met uw kantoor wanneer een groot deel van uw werknemers er maar een beperkte tijd is? Veel werkgevers kijken al of zij hun accommodatie kunnen verkleinen dan wel helemaal afstoten. Niet alleen de werkgever en werknemer worden flexibeler door remote werken, ook het kantoor wordt flexibeler ingestoken. Om de ruimte optimaal te benutten, is het handig af te stemmen wanneer werknemers naar kantoor gaan.

Anders is er de ene dag een tekort aan ruimte en kunt u de andere dag krekels horen tsjirpen. Wat te denken van de catering? Als u niet weet hoeveel mensen er aanwezig zijn, kunt u uw catering niet goed inregelen. En: hoeft er wel schoongemaakt te worden als er niemand is? Door een strategie op te stellen voor uw kantoor, kunt u uw kantoor efficiënter inrichten en kantoorkosten sterk verminderen.

3. Een goede remote werkplek

Waar u op kantoor een goede werkplek hebt geregeld, zult u dat ook op de thuiswerkplek moeten doen. Werknemers moeten thuis ook voorzien worden van een goede bureaustoel en een goed bureau. U bent verplicht te zorgen voor een gezonde, ergonomische werkomgeving voor uw werknemers, ongeacht of zij op kantoor of vanuit huis werken.

Dat de werknemer zich thuis houdt aan de policy wat betreft de Arboplannen, daar zult u op moeten vertrouwen. U ziet de werknemer immers niet in zijn thuiswerkomgeving.

4. Fiscale en arbeidsvoorwaardelijke regels

Wanneer uw werknemers remote werken, moet u dat fiscaal en arbeidsvoorwaardelijk goed inregelen. Wat mag u onbelast vergoeden en verstrekken aan uw werknemers? Het bureau en de bureaustoel merkt u aan als Arbovoorziening. Die mag u vrij van belastingheffing ter beschikking stellen. Maar hoe zit dat met de schermlamp? En met de koffie? Iedereen weet wel dat de thuiswerkvergoeding 2 euro per dag is. Maar u moet wel de goede combinatie maken met de reiskostenvergoeding. U mag immers niet dubbel vergoeden. De werkkostenregeling en de fiscale ruimte in de wetgeving bieden ook kansen. Door gebruik te maken van handigheidjes kunt u maximaal vergoeden en verstrekken en daarbij besparen op kosten of belasting.

5. Uw werknemers betrokken houden

U wilt niet dat uw werknemers de binding met uw organisatie verliezen. Dat kan lastig zijn als veel van uw werknemers een groot deel van de tijd thuiswerken. Er zijn verschillende manieren waarop u uw werknemers kunt blijven betrekken bij het bedrijf. Bij sommige bedrijven doen teams wekelijks of dagelijks een gezamenlijke startup, live of via een online meeting. Zo zien en horen uw werknemers elkaar toch regelmatig.

Andere bedrijven organiseren geregeld borrels, feestjes of events om iedereen bij elkaar te brengen. Wat remote werken op de lange termijn voor effecten heeft wat betreft binding, dat kan niemand nog voorzien. Blijft het mogelijk die binding te behouden of stappen werknemers gemakkelijk over naar een andere werkgever? Dat is nog steeds een vraagteken. Zaak om dit issue goed in de gaten te houden.

We staan pas aan het begin van de ontwikkeling in remote werken. U komt bij het adresseren van deze issues voor uw organisatie vast nog meer vragen tegen. Laat u vooral inspireren door andere bedrijven in uw branche. En laat u ook vooral adviseren waar het de fiscale optimalisatie betreft. Een specialist loodst u door alle handigheidjes in de wet heen of reviewt uw plannen om ervoor te zorgen dat u niets mist.