Altijd gedacht dat digitale HR-transformatie complex is?

In een kleine organisatie kunnen veel HR-taken prima handmatig uitgevoerd worden. Maar als de organisatie groeit moet je HR-processen slimmer gaan organiseren. Digitalisering helpt daarbij. Een inkijkje in een organisatie waar HR door razendsnelle groei ook razendsnel moest professionaliseren.

Aan het woord zijn Maartje van Brink, HR Adviseur Oogwereld Groep en Thomas Vos, Partner HR Technology Crowe Foederer.

Maartje: “We zijn in korte tijd enorm hard gegroeid. In twee jaar tijd zijn er in Nederland en België zo’n dertig optiekwinkels bijgekomen. Dat brengt nogal wat uitdagingen met zich mee. Zeker voor HR. Als je organisatie groeit, groeit de HR-werkdruk natuurlijk mee. 

Tot voor kort waren we veel tijd kwijt aan het handmatig doorvoeren van belangrijke gegevens in het medewerkersprofiel, contracten tekenen, bijhouden van verlof – al dat soort handelingen. Ook hadden we niet alles op een centrale plek, daardoor ontbrak het overzicht.”

Maartje, toen jij begin 2022 bij Oogwereld kwam zat daar één HR-medewerker, veel processen waren nog niet gedigitaliseerd. Waar begin je? 

Maartje: “Het implementeren van een personeelsinformatiesysteem samen met Crowe Foederer was mijn eerste project. Ik had veel ideeën over hoe het nieuwe systeem ingericht moest worden. (Ze lacht). En dat was nooit de standaard manier. We wilden het vaak nét even anders. Dat Oogwereld uit veel verschillende organisaties bestaat maakt het extra complex. Dus zochten we een partner die echt met ons mee kon denken om ingewikkelde vraagstukken toch te kunnen oplossen.”

Even heel praktisch, hoe gaat dat in de praktijk?

Maartje: “Jort Hendriks, HR Technology Consultant bij Crowe Foederer, kwam iedere week een dag langs om de nieuwe workflows te bouwen. Iedere sprint bestond uit brainstormen, inrichten en meteen testen. Door deze aanpak zet je snel stappen en kom je bovendien tot nieuwe ideeën: Hoe willen we eigenlijk dat processen lopen? Wat is de ideale situatie?”

Thomas: “We hebben er bewust voor gekozen om samen – stap voor stap – per module het personeelsinformatiesysteem op te bouwen. Met onze aanpak werken we nauw samen met HR en betrekken we ook de andere stakeholders in de organisatie  vanaf het eerste moment bij het nieuwe systeem. Ze bouwen zo kennis op van de applicatie. Dat is heel waardevol. Als je na de livegang nog iets wil aanpassen kan HR dat vaak zelf.”

De impact van technologie op werkprocessen is altijd groot. Wat bracht de nieuwe technologie teweeg bij de werknemers van Oogwereld?

Maartje: “We hebben de managers vanaf het allereerste moment betrokken bij het traject en ze ook steeds om input gevraagd. Om ze zo echt eigenaar te maken van de processen. We zeggen niet: ‘zo hebben wij het bedacht en jullie moeten het er maar mee doen. Maar: we hebben het nu zo ingericht, als jullie denken dat het beter kan, kom maar op met die feedback.’ Daardoor is het heel positief opgepakt. Leidinggevenden denken mee om het systeem beter te maken want ze zien allemaal in dat het uiteindelijk veel tijdsbesparing oplevert. Dubbel invoeren van dezelfde gegevens behoort nu tot het verleden. Voorbeeld: als je een nieuwe medewerker in het systeem aanmeldt komt hij/zij automatisch ook in de salarisadministratie en wordt ook aangemeld bij de arbodienst en het pensioenfonds.”

En dan te bedenken dat er meer dan twee jaar geleden nog geen HR-afdeling bestond.

Maartje: “Tot twee jaar geleden was Jente Tops vanuit Crowe Foederer onze HR-afdeling. Ze deed alles. Later hebben we iemand aangenomen. Toen die persoon ziek werd kon Jente weer bijspringen. Inmiddels hebben we weer iemand voor de salarisadministratie. Zo kunnen we heel makkelijk schakelen.”

Thomas: “Doordat we een brede HR dienstverlening hebben, kunnen we op ieder moment bijspringen en ook makkelijk op- en afschalen. Want met het ‘bewegen’ van bedrijven beweegt de HR-behoefte ook. Je ziet dat organisaties die groeien bepaalde rollen zelf gaan invullen. Dan kunnen wij weer een stap terug doen.”

Maartje, hoe kijken jullie naar de toekomst?

Maartje: “We hebben het systeem nu op een bepaalde manier gebouwd maar dat blijft veranderen de komende tijd omdat wij als Oogwereld ook steeds weer nieuwe stappen zullen zetten. We willen hard blijven groeien en daarbij de verantwoordelijkheden steeds lager in de organisatie leggen. Ook andere afdelingen zijn niet meer afhankelijk van de HR-afdeling. Finance bijvoorbeeld, die kan nu zelf rapportages uitdraaien. De HR-processen zijn efficiënter en effectiever ingericht. Met dit personeelsinformatiesysteem zijn leidinggevenden en medewerkers zelfredzamer geworden. Die koers zullen we verder voortzetten.”

Bron