6 redenen
om te kiezen voor een volledig digitale administratie
Papier sterft uit. Ondernemers ontdekken meer en meer de voordelen van een volledige digitale administratie. Het is efficiënter, je raakt nooit meer documenten kwijt en je hebt minder kans op fouten. Waarom zou je niet digitaal gaan?
Papieren rompslomp
Als ondernemer wil je je het liefste bezighouden met datgene waar je goed in bent: ondernemen. Dan kan zo’n administratie alleen maar in de weg zitten. Zeker als deze nog uit een papieren rompslomp bestaat of in een spreadsheet wordt bijgehouden. Dat kan slimmer, efficiënter en met minder gedoe. Daarom hier zes redenen om jouw administratie volledig te digitaliseren.
6 redenen
1: Goedkopere en snelle verwerking
Digitaal facturen binnen laten komen, maar ook foto’s van bonnetjes maken en die doorschieten naar de administratie. Je doet het in een handomdraai en dat maakt dat je een goedkopere en snellere verwerking hebt. Een eigen administrateur hoeft er niet bij aan te pas te komen en dat scheelt tijd en geld.
2: Weg met die papieren archiefruimte
Ordners met bonnen en facturen zijn echt niet meer van deze tijd. Het levert alleen maar foeilelijke archiefkasten op. Terwijl de Belastingdienst het prima vindt als je jouw administratie digitaal bijhoudt en digitaal kunt laten zien. Je mag de facturen namelijk bewaren in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen druk je dus niet af, maar sla je digitaal op. Je bewaart de facturen zeven jaar. Facturen over onroerende zaken bewaar je tien jaar.
3: Geen documenten kwijtraken
Nee, dat is geen vergezochte optie. Het gebeurt ontelbaar vaak dat bonnetjes ’uit het raam zijn gevlogen’ of vergeten zijn op te vragen. Het is de schrik van elke boekhouder en administrateur.
4: Altijd en overal toegang tot je administratie
De huidige generatie aan boekhoud- en administratiesoftware zit in de cloud. Dat betekent dat je er 24 uur per dag, 7 dagen in de week bij kunt. Je kunt al zittend op de bank nog even de laatste stand van zaken via de app vernemen, zoals: Wat is je omzet? Wat zijn je kosten die maand?
5: Minder kans op fouten
Wist je dat je leveranciers kunt vragen om een elektronische factuur te sturen? En dat je zelf vaak uit het boekhoudprogramma zelf ook zo’n factuur kunt verzenden? Simpel, snel en rechtstreeks vanuit het systeem. Meer controle op de openstaande facturen en minder kans op fouten. Met een extra module in of op de administratiesoftware kun je ook nog een autorisatiestap aan het proces toevoegen.
6: Snel en goed inzicht hoe je bedrijf ervoor staat
Als ondernemer heb je met een volledig digitale administratie een snel en goed inzicht in hoe je er als ondernemer voorstaat. En je accountant kan online live meekijken in de boekhouding, vragen beantwoorden en van advies voorzien. Op deze manier heb je als ondernemer de touwtjes stevig in handen.
Tot slot: digitaliseren helpt. Daarbij kan het beste voor het totale digitale plaatje gaan, want dat levert je het meeste inzicht en de meeste efficiëntie op. Maar eigenlijk is elke stap naar digitalisering een goede. Je hoeft ook niet met een big bang over op een digitale administratie. Kortom, laat je niet weerhouden omdat het eng lijkt of omdat je weinig affiniteit met de administratie hebt. In die zin denken we graag met je mee.
