5 quick wins
op weg naar een digitale administratie
De voordelen van een volledige digitale administratie zijn groot voor ondernemers. Je hebt snel inzicht in hoe je ervoor staat en je kunt je administratie ook nog eens gemakkelijk bijwerken. Onderstaand vijf quick wins om de administratie te digitaliseren:
Werk zoveel mogelijk digitaal
Hoe digitaler je je administratie voert, hoe meer voordeel het jou oplevert. Bijvoorbeeld: als je pdf-factuur stuurt naar onze scan- en herkensoftware, dan wordt de factuur, indien nodig na onze controle, zo verwerkt in jouw administratie. Klaar om daar door jou geautoriseerd of direct betaald te worden. Nog mooier zijn elektronische facturen die alleen maar digitaal zijn. Universal Business Language (UBL) is het standaardformaat voor elektronisch factureren. Deze facturen hoeven door de scan- en herkensoftware niet ‘gelezen’ te worden, maar kunnen direct in de boekhouding worden verwerkt.
Houd je administratie wekelijks bij
Natuurlijk ben je liever bezig met ondernemen, maar het loont om iedere week – en dat kan met een digitale administratie snel en efficiënt – je administratie bij te werken. Na drie maanden alle vraagposten uitzoeken, kost tijd. Heel veel tijd. Hoe zat het ook alweer? Wat was de betaalafspraak? Te veel ondernemers wachten totdat ze de btw-aangifte moeten doen en moeten dan vaak voor drie maanden aan administratie bijwerken.
Zorg voor een koppeling tussen je administratie- software en je bank
De meeste banken en softwareleveranciers bieden koppelingen aan zodat je je administratie kunt koppelen met de bank. Mutaties op de bankrekeningen staan dan ook direct in de administratie. Enkel de boekingen waar de administratiesoftware geen raad mee weet moet je dan nog handmatig juist verwerken.
Verzorg betalingen vanuit de administratiesoftware
Een stap verder is niet betalen vanuit de bankomgeving, maar vanuit de administratiesoftware. Vanuit de administratie selecteer je facturen die je wil gaan betalen. Hiervan maak je een export bestand (een zogenaamde betaalbatch) die je in kan lezen in de bankomgeving. Hierdoor voorkom je fouten, bijvoorbeeld in het overtypen van een banknummer of een bedrag, werk je sneller en efficiënter en herkent de administratiesoftware de betaling van de betaalbatch via de bank direct.
Gebruik een scan- en herkenoplossing
Als je inkoopfacturenhandmatig in je boekhouding moet opnemen kost dat veel tijd en geld. Een scan- en herkenoplossing verwerkt bonnen en facturen razendsnel en zet deze om in digitale data. Die data kunnen vervolgens, eventueel na goedkeuring, automatisch naar je boekhouding doorgaan en automatisch worden klaargezet voor betaling.
