Klantverhaal | Hoe Tony’s Chocolonely met HighQ grip krijgt op internationale compliance
De afgelopen jaren is Tony’s Chocolonely uitgegroeid van een idealistische Nederlandse impactorganisatie die chocolade maakt, tot een internationale onderneming met vestigingen in meerdere landen. Die groei brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee, onder meer op het gebied van belasting en compliance.
Om beter overzicht te houden over deadlines en verplichtingen, implementeerde Tony’s samen met Crowe Foederer de tool HighQ. Dit online workflow-systeem presenteert internationale compliance-processen helder en overzichtelijk en geeft inzicht in relevante deadlines. HighQ maakt daarnaast documenten makkelijk deelbaar en zorgt voor soepele communicatie met verschillende kantoren die de lokale compliance verzorgen. Kortom: alles op één plek!
We spreken Ivor Goosen, Senior Financial Accounting & Reporting Specialist bij Tony’s, en Charlotte Fokker, Senior Manager Indirect Tax en lead HighQ bij Crowe Foederer, over de eerste resultaten en de impact van HighQ.
We waren toe aan meer grip en structuur
Ivor: “Waar we ooit begonnen in Nederland, zijn we nu actief in zes landen en breiden we uit naar Ghana, Ivoorkust en Noorwegen. Die internationale groei betekent dat we met steeds meer lokale wetgeving en deadlines te maken krijgen. Niet dat we compliance ooit verwaarloosden, maar soms liep het ad hoc. We hadden behoefte aan meer grip en overzicht.”
Charlotte: “Die behoefte aan structuur horen we vaker bij groeiende organisaties. Tony’s wilde alle processen professionaliseren en centraal beheren, in plaats van met losse lokale partijen te werken. Daarom zijn alle buitenlandse compliance-verplichtingen nu ondergebracht bij Crowe. Binnen Crowe Global hebben we kantoren in alle betreffende landen, waardoor we één aanspreekpunt konden bieden. HighQ bleek daarbij de ideale tool: een online platform dat compliance-processen inzichtelijk maakt, met deadlines, documenten en statussen op één plek.”
De kracht van HighQ zit in de eenvoud
Ivor: “Wat mij direct aansprak, is de helderheid. Zodra ik inlog, zie ik een overzichtelijk dashboard met alle landen, entiteiten en taken. Wat is afgerond? Wat loopt nog? Waar liggen deadlines? Alles is visueel en duidelijk. Die eenvoud maakt het krachtig. Voor mij als eindgebruiker betekent het dat ik niet hoef te zoeken in mappen of eindeloze
e-mailketens.”
Charlotte: “We hebben de tool bewust zo ingericht dat iedereen alleen ziet wat relevant is. Ivor ziet de taken die voor Tony’s gelden, de lokale Crowe-kantoren zien alleen hun eigen verantwoordelijkheden, en wij in Nederland hebben het totaaloverzicht. Zo blijft het behapbaar en gebruiksvriendelijk. Het systeem dwingt tot structuur, zonder dat het ingewikkeld wordt.”
Van e-mails naar één helder platform
Ivor: “Voorheen werkte iedereen met losse documenten, Dropbox-mappen en mailverkeer. Dat werd onoverzichtelijk, zeker met meerdere landen. HighQ biedt nu één vaste plek voor alles. Elk document heeft een logische naam en vaste locatie. Daardoor bouwen we per jaar en per entiteit een duidelijke database op. Als ik wil terugzien wat we vorig jaar hebben ingediend in Oostenrijk, staat dat binnen enkele seconden op mijn scherm.”
Charlotte: “En daar komt de tax calendar bij: een digitale kalender waarin alle deadlines per land zijn vastgelegd. Zo is in één oogopslag duidelijk welke compliance-taak in welk land openstaat en via de takenlijst is inzichtelijk wat de voortgang ervan is. Dat voorkomt misverstanden en maakt rapporteren een stuk eenvoudiger.”
“HighQ helpt ons om structuur en professionaliteit te combineren met de vrijheid en creativiteit die bij Tony’s horen.”
De gefaseerde aanpak bleek een schot in de roos
Ivor: “De implementatie was heel gestructureerd. We begonnen met één land, daarna twee tegelijk – en niet alle zes de landen tegelijk. In eerste instantie vond ik dat wat traag, maar achteraf bleek het precies goed. Het gaf ons tijd om te wennen aan het systeem en om processen rustig op te bouwen. Als we alles in één keer hadden gedaan, was het te veel geweest. Nu konden we stap voor stap groeien.”
Charlotte: “Dat was ook bewust zo gepland. HighQ was nieuw voor Tony’s, en het aantal taken per compliance-proces is enorm. Door gefaseerd te werken bleef het overzichtelijk. Bovendien konden we na elke fase evalueren en optimaliseren. Inmiddels voegen we nieuwe landen in een paar klikken toe, want het systeem groeit moeiteloos mee.”
Internationale samenwerking is eenvoudiger dan ooit
Charlotte: “Wat voor ons als Crowe ook waardevol is, is dat HighQ de samenwerking met onze buitenlandse kantoren vereenvoudigt. Alles loopt via één platform. We kunnen precies volgen welke taken openstaan in welk land, zonder tientallen mails of losse Excel-overzichten. Voor Tony’s betekent dat korte lijnen en transparantie.”
Ivor: “Dat merken wij ook. De communicatie is veel efficiënter. We zien precies wat de status is in elk land en hoeven niet meer achter informatie aan. En als iemand vertrekt, draag je taken in één klik over aan een opvolger. Die ziet meteen welke deadlines eraan komen en waar hij moet beginnen. Dat maakt de continuïteit een stuk sterker.
HighQ groeit met ons mee
Ivor: “Het mooie is dat het systeem future proof is. Op korte termijn verwachten we drie nieuwe landen toe te voegen en ook dat is praktisch en eenvoudig mogelijk. Hoe groter we worden, hoe meer waarde de tool krijgt. Indien nieuwe compliance-verplichtingen zich voordoen, dan kunnen deze gemakkelijk worden toegevoegd. HighQ beweegt mee met onze groei.”
Charlotte: “Dat was ook het uitgangspunt bij de inrichting. HighQ is flexibel en volledig schaalbaar. Sommige klanten gebruiken het alleen voor btw-aangiften, anderen – zoals Tony’s – ook voor vennootschapsbelasting en jaarrekeningen. We bouwen het platform conform de wens van de klant. In het geval van Tony’s is het systeem ingedeeld per jaar, per land, per entiteit en per compliance-proces. Zo ontstaat één consistent overzicht.”
Professionaliteit en eigenheid sluiten elkaar niet uit
Ivor: “Tony’s is natuurlijk een bedrijf met een speelse, creatieve cultuur. Tegelijkertijd hechten we aan professionaliteit en kwaliteit. Zelf kom ik uit de auditwereld, dus ik waardeer structuur. HighQ helpt ons om dat te combineren: professioneel werken, maar wel op een manier die bij ons past.”
Charlotte: “Dat is wat deze samenwerking zo leuk maakte. Tony’s weet precies waar het voor staat en zoekt partners die daarbij aansluiten. De implementatie was daardoor niet alleen technisch, maar ook menselijk: samenwerken, meedenken, testen en optimaliseren. En dat alles met de kenmerkende Tony’s-energie.”
“Voor ons is dit een schoolvoorbeeld van hoe technologie internationale samenwerking kan versterken, hoe onze klanten nog meer grip krijgen op hun compliance-processen en hoe wij hen daarbij kunnen ondersteunen.”
